Responsable administratif F/H

Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

L’UFR 929 projette de faire évoluer son organisation pour devenir « l’École des Mathématiques de Sorbonne Université » constituée d’un pôle « enseignement », constitués des départements de formation actuels  rattachés à l’UFR 929 (Département de la Licence, Département du Master et ISUP)  et coordonnant  les activités de formation initiale et continue en mathématiques à Sorbonne Université ; et d’un pôle « recherche » structuré autour de  trois laboratoires (l’IMJ, le LJLL et le LPSM), couvrant tous les champs des mathématiques pures et appliquées.

Le pôle « enseignement » sera doté d’infrastructures adéquates et placé sous la responsabilité du Directeur d’UFR, assisté sur le plan de la gestion administrative et du pilotage opérationnel par un/une responsable administratif-ve de composante (RAC) fonctionnera selon une logique de mutualisation des moyens humains et des budgets. Sa mise en place permettra aux mathématiques de Sorbonne Université de se penser d’une manière stratégique et globale et de mettre en œuvre une politique de formation efficace, de la L1 au D3, propice à la formation des futurs mathématiciens.

Centrée sur le Master, l’École travaillera au renforcement des liens et des interactions licence/master/doctorat, à travers l’élaboration et la mise en œuvre de programmes académiques de pointe en sciences mathématiques et un accompagnement adéquat de l’orientation des étudiants dans leur insertion professionnelle.

Localisation : Campus de Jussieu – Tour 14-15

Fonctions : Responsable administratif de l’UFR de Mathématiques

Catégorie : A

Corps :  IGE

BAP : J

MISSIONS

Le/la RAC aura une double mission :

• Prendre en charge la coordination de la cellule administrative de l’UFR - future École des Mathématiques de SU : coordination RH, gestion financière (suivi des devis et du budget, FC inclus), interface avec les différents services de la Faculté des Sciences et Ingénierie, et les services de Sorbonne Université. Il aura également en charge la coordination et la gestion des conventions partenariales et internationales, de la communication et de l’hygiène et la sécurité. Il sera en charge de faciliter la transversalité de la formation des étudiants de la Licence au Master en incluant l’ISUP et travaillera en étroite collaboration avec la responsable administrative de l’ISUP à l’amélioration du fonctionnement de la formation continue.
• Assurer la coordination et/ou la gestion administrative du Master de Mathématiques sous la responsabilité fonctionnelle du directeur du département : encadrement de l’équipe de gestionnaires, pilotage administratif, finances, RH, partenariats, communication, hygiène et sécurité, interface avec les services de la Faculté des Sciences et Ingénierie et de Sorbonne Université.

Activités principales (non exhaustives) :

• Assister et conseiller le Directeur de l’UFR, ainsi que le Directeur du Master de Mathématiques dans l’étude et la mise en œuvre de l’ensemble des dossiers administratifs de la composante et du Master. Mise en œuvre de la politique recherche et formation de l’École Mathématique, de l’UFR et du Master. Animation des interfaces avec les autres composantes, dans les différents aspects de gestion administrative et financière
• Participer au réseau des responsables administratifs de composantes de la Faculté des Sciences et Ingénierie
• Veiller à la mise en œuvre de la politique de l’établissement et de l’UFR et assurer, en collaboration avec les directions de la composante et du Master, l’instruction de dossiers complexes en s’assurant de la conformité à la réglementation et aux règles de gestion de l’établissement
• Organiser et participer aux réunions des conseils de l’École Mathématique, de l’UFR et du Master de Mathématiques, conseil des enseignements, conseil scientifique. Relation avec la commission des tableaux de service
• Assurer les échanges avec les services centraux de la Faculté des Sciences et Ingénierie, les laboratoires, les départements de formation et les services rattachés à l’UFR
• Relation avec les étudiants du Master (notamment suivi des demandes et participation aux jurys des sessions) et coordination administrative des enseignants
• Coordonner et encadrer de 12 personnels administratifs (suivi des CDD, révision des effectifs, entretiens professionnels)
• Utiliser et/ou Référents de Progiciels tels que : SIFAC, IP, Apogée, Moodle, GABS, e-candidat, site Web

Encadrement : OUI (Nb : A : 1 - B : 5 et C 6)

Conduite de projet : OUI

Connaissances transversales requises :

• Techniques de management
• Gestion des collectifs de travail
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Droit public
• Connaissances budgétaires générales
• Connaissance juridique et technique des procédures comptables et financières
• Connaissances des procédures des techniques de l’achat
• Techniques de communication

Savoir-faire :

• Réaliser des synthèses
• Rédiger des rapports ou des documents
• Créer les conditions favorables à un entretien
• Conduire des entretiens
• Déléguer et évaluer
• Encadrer / Animer une équipe
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
• Élaborer des éléments de langage
• Concevoir des tableaux de bord

Savoir-être :

• Rigueur / Fiabilité
• Réactivité
• Sens relationnel
• Écoute