Responsable administratif et financier du Pôle Formation Continue F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Principalement située au cœur de Paris, elle dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

Direction :

La Direction des Formations et de la Vie Étudiante est chargée de la mise en œuvre des orientations de la faculté des Sciences et Ingénierie en matière de formation initiale et continue, de scolarité et de vie étudiante.

Elle assure le pilotage, le cadrage et le suivi de l’offre de formation.

Elle est l'interlocutrice des départements de formation pour la mise en œuvre des actes et procédures de scolarité et de gestion des cursus de formation.

Elle est chargée de l’accompagnement, de l’orientation, de l’insertion professionnelle et de la mobilité internationale de tous les étudiants, notamment ceux en situation de handicap pour qui elle facilite leur intégration pédagogique.

Elle participe au développement du système d’information dans le domaine de la scolarité.

Service:

Le Service formation continue (SFC) a pour mission de répondre aux besoins et aux attentes des individus, des institutions, et de la société, en matière de formation professionnelle. Par l’analyse des besoins, la détection des savoirs et compétences transférables, la conception et l’organisation de dispositifs personnalisés, il concourt à la diffusion d’une offre de formation continue contribuant au rayonnement de la Faculté des Sciences et Ingénierie.

Ce service est rattaché à la Direction des formations et de la vie étudiante (DFVE) de la faculté Sciences et Ingénierie. Il est composé de 17 personnes.

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie (Paris 5ème arrondissement)

4 place Jussieu 75005 Paris

CDD de 3 ans à pourvoir dès que possible.

Fonctions : Responsable administratif-tive et financier-e du Pôle Formation Continue

Emploi-type : Ingénieur d’études

Catégorie : A

Corps : Ingénieur d’études

BAP : J

Mission :

Le/La responsable administratif-ve et financier -e du service de formation continue est sous l’autorité hiérarchique du/de la responsable du service.

Il/Elle assure la coordination et la gestion du service : administrative, financière, de ressources humaines, d’hygiène et sécurité, et de logistique.

Il/Elle travaille en lien étroit avec la direction des finances et des achats, l’agence comptable, la direction logistique et maintenance, la direction des ressources humaines et les autres poles de la direction des formations et de la vie étudiante de la FSI.

Activités principales :

• Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion des personnels du service.
• Élaborer, préparer et contrôler les actes de gestion et prévenir le contentieux
• Mettre en œuvre un plan d'action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés par sa hiérarchie.
• Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes

Gestion financière et RH :

• Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution.
• Suivre et analyser les dépenses en contrôlant l'application des règles et procédures financières, comptables et administratives
• Suivre le processus de facturation et veiller à l’enregistrement des recettes en flux continu
• Tenir la comptabilité sous ses différents aspects
• Gestion RH : référent RH du service
• Suivre les états de service faits des intervenants (vacataires, enseignants titulaires…)
• Préparer et suivre les opérations de virements et de transferts de crédits (reversements).

Gestion administrative :

• Contribuer au développement des partenariats
• Rédiger les conventions de partenariat
• Réaliser totalement ou partiellement des études, des rapports et des enquêtes
• Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi
• Produire des bilans et des statistiques nécessaires à la préparation des enquêtes des tutelles
• Préparer les états financiers et administratifs requis pour le versement de subventions ou de fonds institutionnels

Logistique :

• Coordonner les aspects logistiques de la structure

Encadrement :

• Organiser, encadrer les activités et opérations des équipes en charge des opérations budgétaires, comptables et RH

Autres activités :

• Assurer le rôle d’interface avec les différentes structures administratives de l’université
• Piloter et/ou participer aux groupes de travail : comptabilité analytique, tarification, interface FCA manager / SIFAC, …
• Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité déployée au sein du service
• Suivre l'évolution de la réglementation

Conduite de projets : Oui

Encadrement : Oui

Connaissances transversales requises :

• Connaissance des outils informatiques et statistiques
• Connaissance des méthodes d’analyse des données numériques, graphiques et autres
• Finances publiques
• Ressources humaines
• Connaissance de la réglementation applicable en matière de formation continue
• Connaissance de l’enseignement supérieur

Savoir-faire :

• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les outils bureautiques

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Management d’équipe

Savoir-être :

• Disponibilité et réactivité
• Organisation et rigueur
• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Sens du service public
• Autonomie