Responsable administratif du département de formation de la Licence de physique H/F

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

Localisation (Direction/service) : Campus Jussieu. Tour 23/33 – Étage 1 – Bureau 108

L’activité s’exerce au sein du Département de la Licence de physique sous la responsabilité du directeur. Cette activité implique également des relations suivies avec les secrétariats pédagogiques des autres départements, la direction de la formation et toutes les instances de l’université participant à la formation en licence.

Le département de la Licence de physique prépare les étudiants en vue de deux types de débouchés : la poursuite d'études en Master ou en école d'ingénieur.

Près de 200 enseignants dispensent les cours à environ 725 étudiants inscrits dans les différents parcours de la Licence de Physique (mono-disciplinaire ou bi-disciplinaire) auxquels s’ajoutent plus de 370 étudiants de Sorbonne Université qui suivent des enseignements de physique gérés également par le département. L’équipe administrative est chargée de la gestion des étudiants et des enseignements de physique.

Le département propose également un Cursus de Master en Ingénierie en Physique ainsi qu’une Licence Professionnelle en Instrumentation Optique et Visualisation (LIOVIS).

Fonctions : Responsable administratif-ve du département de formation de la Licence de physique

Emploi-type : J3C44 - Assistant-e en gestion administrative

Catégorie : A

Corps : Assistant Ingénieur           

BAP : J

Mission :

Responsable administratif-ve du département de la Licence de physique

Activités principales :

1) Animation du département :

• Assurer l’encadrement et l’animation d’une équipe de 5 agents, leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative et pédagogique
• Assurer la conduite du département et de ses projets en soutien à la direction, organiser l’appui aux équipes pédagogiques, diffuser l’ensemble des informations nécessaires à son bon fonctionnement et mettre en œuvre les décisions issues du conseil de département et des conseils centraux de Sorbonne Université (notamment CFVU, CAC et CA)
• Assister la direction du département : assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes
• Participer aux réunions hebdomadaires de la direction du département pour définir et mettre en œuvre les différentes actions à mener.
• Organiser, préparer et rédiger les comptes rendus de réunions diverses : conseils de département, amphis d’informations pour les étudiants, points hebdomadaires avec les agents, etc. ;
• Assurer la circulation de l’information en interne et vers l’extérieur
• Coordonner la création et la mise à jour régulière du site de la mention
• Organiser les élections du Conseil du département

2) Supervision des formations et des étudiants :

• Mettre en œuvre et superviser les procédures liées à la formation : candidatures, inscriptions administratives, enseignements, gestion et suivi des stages et leurs convention, organisation des emplois du temps, des examens et suivi des fraudes, gestion des délibérations de jury, gestion de la publication des résultats, gestion des réclamations et suivi des dossiers contentieux
• Instruire ou superviser l’instruction de dossiers complexes ou contentieux
• Vérifier les documents avant mise en signature du directeur : PV de semestre et de diplôme, attestations, etc.
• Organiser les jurys et les inscriptions pédagogiques par période
• Participer aux réunions (Direction de la Formation, de la Vie Étudiante, Direction des Services Informatiques, inter départements de formation de Licence, etc.)
• Participer à l’accueil, à l’information et à l’orientation des visiteurs et usagers
• Assister dans ses domaines de compétence l’équipe pédagogique, les étudiants, les enseignants et collaborateurs de l’EFU
• Contribuer à la constitution de sources documentaires et des tableaux de bords et en assurer la mise à jour (plaquettes, guide de l’étudiant, suivi de cohortes, etc.)

3) Autres activités :

• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du département

Conduite de projets : oui

Encadrement : oui (3 B ; 2 C)

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Organisation et fonctionnement de l’UFR et du département de la licence de physique
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Connaissance générale des techniques de secrétariat
• Compétence en bureautique

Savoir-faire :

• Encadrer et animer une équipe importante
• Planifier et organiser son activité
• Travailler en équipe
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Informer et rendre compte
• Utiliser les logiciels de gestion et les logiciels de bureautique
• Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie

Savoir-être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Avoir adaptabilité et autonomie
• Confidentialité
• Polyvalence et capacité à se former à de nouveaux logiciels ou procédures.