Responsable Adjoint économat H/F

Hôpital Raymond-Poincaré AP-HP  |  CDD

En Bref

  • Lieu de travail : GARCHES
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 28/07/2021
  • Valable jusqu'au : 28/09/2021
  • Code postal : 92380
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

STRUCTURE

PRÉSENTATION DU GROUPE HOSPITALO-UNIVERISTAIRE AP-HP. UNIVERISTÉ PARIS-SACLAY

Le Groupe Hospitalo-Universitaire AP-HP. Université Paris-Saclay réunit les hôpitaux universitaires d’Ambroise-Paré (Boulogne-Billancourt), Raymond-Poincaré (Garches), Berck-sur-Mer (Berck, Nord-Pas-de-Calais), Sainte-Périne (Paris XVIème), Bicêtre (Le Kremlin Bicêtre), Paul-Brousse (Villejuif), et Antoine-Béclère (Clamart). Le Groupe Hospitalo-Universitaire AP-HP. Université Paris-Saclay rassemble plus de 13000 professionnels et représente un budget de 1,2 milliard d’euros, dont 51,9 M€ d’investissement. Il est un acteur majeur de la recherche clinique et de l’innovation.

Le Groupe Hospitalier comprend 15 Départements Médico-Universitaires (DMU) constitués conformément au projet médical d'établissement. Ils réunissent plusieurs services et unités fonctionnelles unis par une logique de parcours de soins organisée en filière et par une logique universitaire d’enseignement, de recherche et d’innovation en santé. Ils contribuent activement, en lien avec les professionnels et organismes de la médecine de ville, ainsi qu’avec les autres établissements de santé, à faire bénéficier les patients d’un parcours de santé gradué et approprié à leurs besoins.

 

PRÉSENTATION DE L’HÔPITAL RAYMOND POINCARE

Situé à Garches dans les Hauts-de-Seine, l’hôpital Raymond-Poincaré AP-HP est spécialisé dans la prise en charge d’adultes et d’enfants souffrant de troubles neuro locomoteurs lourds et invalidants, innés ou acquis, et leurs complications (escarres…). Il dispose également d’un service de chirurgie orthopédique et plastique développé : chirurgie de l’épaule, de la hanche, du genou, du pied et de la cheville. Plusieurs autres activités médicales sont organisées dans l’établissement (réanimations médicales adulte et enfants, maladies infectieuses…).

Doté d’un plateau technique performant incluant la rééducation et la balnéothérapie, il est également centre de référence « maladies rares » dans plusieurs domaines comme les maladies neuromusculaires, le syndrome d’Ehlers-Danlos non vasculaire, la maladie de Fabry et les hypersomnies rares.   Il est le seul établissement de santé en Ile-de-France équipé d’un caisson hyperbare au sein de son service de réanimation médico-chirurgicale permettant la prise en charge de patients adultes et enfants.   Il est siège du SAMU des Hauts-de-Seine et est doté d’un SMUR.

 

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION

Intitulé de la Direction : Direction des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière (DALQH)

Service : Economat-Fournisseurs

Localisation : Hôpital Raymond-Poincaré - Bâtiment Brezin 2 – Porte 221 – 3ème étage

 

PRÉSENTATION DU SERVICE

Le service Economat-Fournisseurs fait partie de la Direction des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière (DALQH)

La fonction logistique s’inscrit dans le projet de gestion générale de l’établissement qui décrit les principales actions menées pour offrir aux usagers de l’hôpital (patients hospitalisés, consultants proches, ainsi qu’à l’ensemble des personnels hospitaliers) un environnement et des prestations adaptées et de qualité.

Les missions logistiques participent au confort du patient et aux prestations d’environnement, d’alimentation, d’approvisionnement en matériels.

L’Economat est en charge de la gestion des dépenses de fonctionnement (classe VI exploitation courante). Le service assure le contrôle, l’engagement des dépenses, la certification des services faits. Il recherche et codifie les produits en réactualisant les changements de marchés en cours d’année.

 

Périmètre Budgétaire : Titre 1 (intérims), Titre 2 et Titre 3 pour l’ensemble du GHU PARIS SACLAY 

Composition de l’équipe : Un attaché d’administration hospitalière en charge des trois Economats du GHU PARIS SACLAY 

Site Bicêtre

  • 21 gestionnaires + l’attaché d’administration hospitalière + un adjoint administratif faisant fonction de cadre

Site Raymond Poincaré

  • 11 gestionnaires + un adjoint des cadres hospitalier

Site Berck (antenne de Raymond Poincaré)

  • 3 gestionnaires

 

LIAISONS

Liaisons hiérarchiques :

  • Directeur des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière
  • Responsable Economat.

 

Liaisons fonctionnelles :

  • Services et DMU demandeurs,
  • Magasins / Lingeries / Pharmacies,
  • Direction des Investissements et services techniques,
  • Direction des Finances,
  • Service Facturier – SFACT,
  • Trésorerie Générale - TG,
  • ACHAT, AGEPS, SCA, SCB, SMS,
  • Fournisseurs et prestataires.

Poste

Missions :

IDENTIFICATION DU POSTE

  • Métier : Responsable des achats                                                    
  • Code métier : 25F10000
  • Appellation locale : Responsable Adjoint Economat
  • Grade : Adjoint des Cadres Hosp.
  • Catégorie : B
  • Poste à pourvoir au : 01/10/2021     
  • Schéma horaire : ☒ Jour            ☐ Nuit

  

ACTIVITÉS

Missions générales :

Le Responsable Adjoint Economat est chargé de superviser les services Economat, d'établir les objectifs, de participer à la satisfaction des besoins des services de soins et des directions en leur permettant l’obtention des fournitures, des produits, des prestations de service et/ou de maintenance et des consommables nécessaires à leur bon fonctionnement, en veillant au respect du circuit de la commande et des crédits autorisés, du code des marchés publics.

 

Missions :

Participation au processus d’approvisionnement :

  • Sur délégation du Directeur : signature des commandes d’exploitation (Classe 6)
  • Contrôler l’engagement des dépenses, en apprécier la pertinence et l’opportunité, et assurer le suivi comptable, afin de maitriser les dépenses ciblées en lien avec les Départements Médicaux Universitaires (DMU).
  • Procéder à l’analyse budgétaire de classe 6 par compte budgétaire, par service/DMU.
  • Référent du référentiel local des articles SAP : suivi de la validité des dérogations d’achat hors marchés, création des articles via les centrales d’achat afin de fiabiliser l’imputation budgétaire des dépenses
  • Suivi des écarts avec le Service Facturier
  • Réaliser des études de coût, enquêtes et recherches.
  • Mise en place et suivi d’indicateurs de performance sur l’activité du service : délai de traitement des dossier (commandes sans SF, SF sans DMP), délai de paiement, préparation et animation des opérations de clôture tout au long de l’année.
  • Réunions diverses avec les cadres de services, responsables de DMU…

 

Missions de management :

  • Encadrement et management des gestionnaires du service Economat de Raymond Poincaré et Berck : optimisation et cohérence de l’organisation du service et de la répartition des tâches, accompagnement des agents.
  • Animation de réunions de service.
  • Gestion des plannings de présence et les congés.
  • Evaluation des agents.
  • Participation à la formation accueil des nouveaux arrivants.

 

Informatique :

  • Organiser les formations internes SAP : Formation des gestionnaires Economat et formation des Cadres de santé.
  • Etablir les procédures NSI nécessaires relatives aux dépenses d’exploitation.

             

Autres missions :

  • Assurer l’instruction des missions confiées par le responsable Economat et le DALQH.
  • Participer aux réunions ou groupe de travail qui concerne l’optimisation des circuits de la commande.
  • Participation aux rencontres fournisseurs et prestataires en rapport avec les dépenses gérées.
  • Suivi des préjudices et des charges exceptionnelles.
  • Déclaration et suivi des dépenses fiscales du GHU PARIS SACLAY.
  • Référent du suivi et régularisation des stocks.
  • Traitement des réclamations et des litiges.
  • Participation à la clôture d’exercice : extractions nécessaires à la mise en œuvre des opérations de clôture.
  • Participation à l’extraction des indicateurs du cycle Achats dans le cadre de la certification des comptes.

 

AVANTAGES

  • Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité
  • Tarif restauration self
  • Place en crèche (sous conditions)
  • Chèques emploi service CESU AP-HP
  • Gratuité des soins médicaux
  • Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels + diverses aides financières (y compris CDD sur poste permanent)
  • Supplément Familial de traitement (enfants)
  • Accès à une offre conséquente de formation continue

 

HORAIRES DE TRAVAIL

Horaires :  Lundi au vendredi – Repos : week-end et jours fériés

                     Plage horaire : 8h00 – 17h00

 Quotité de temps : 100 %  

Profil

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances attendues :

  • Capacité à encadrer et à manager une équipe, à animer des réunions.
  • Travailler en équipe, en réseau (interlocuteurs internes et externes), qualités relationnelles.
  • Organiser, mesurer et contrôler la performance de l’Economat.
  • Savoir fixer des objectifs et en évaluer les résultats.
  • Méthode, rigueur et sens de l’organisation, des responsabilités.
  • Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation.
  • Savoir utiliser et formaliser une procédure, un code, un langage, un protocole, une réglementation spécifique aux domaines des achats.
  • Aptitudes à l’analyse budgétaire et économique.
  • Capacité d’analyse des données, des tableaux de bord relatifs aux achats.

 

Qualités professionnelles requises :

  • Méthode, rigueur et sens de l’organisation, des responsabilités.
  • Rapidité d’exécution et gestion de l’urgence.
  • Capacité d’analyse, de synthèse, esprit d’initiative et polyvalence.
  • Disponibilité, adaptabilité et polyvalence.
  • Qualités de communication et sens des relations humaines.
  • Discrétion, diplomatie.
  • Autonomie,
  • Logique et esprit de synthèse,

 

PRÉ-REQUIS

Formations et/ou qualifications requises :

  • Baccalauréat exigé.
  • Formation comptable, Bac+2 (BTS, DUT..) ou cursus complémentaire (DECF) apprécié (comptabilité publique).
  • Connaissance du fonctionnement institutionnel de l’hôpital et de l’AP-HP dans son ensemble.
  • Connaissance des règles budgétaires, comptables et propres aux marchés publics.
  • Connaissance du processus de chaîne de la dépense : demande d'achat, commande, livraison, certification du service fait, traitement des écarts.
  • Maîtrise des outils bureautique et numérique
  • Pratique du logiciel de gestion financière SAP – NSI Gestion AP-HP.
  • Appétence pour les chiffres

 

EXPÉRIENCE REQUISE

  • Expérience encadrement.
  • Expérience comptable et financière.
  • Expérience sur des métiers de la logistique.
  • Gestion administrative.

 

ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE

  • Concours AP-HP
  • Evolutions possibles du poste et de son environnement, dépendantes des orientations stratégiques institutionnelles et des outils du système d’information.

 

GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L’ACTIVITÉ

  • Travail sur écran
  • Dossiers importants à manipuler
  • Position assisse toute la journée
  • Archivage et destruction d’archives

 

SURVEILLANCE MÉDICALE

Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé. Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

 

Informations
employeur

Lieu d’exercice : Hôpital Raymond-Poincaré

Adresse : 104 boulevard Raymond Poincaré – 92380 Garches

Moyens d’accès à l’hôpital :

 

Train : Paris - Saint Lazare Arrêt : Garches – Marnes la Coquette

Bus : 360 / 460 Arrêt : Hôpital de Garches

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Domaine/Métier : Responsable des marchés et des achats, Responsable achats/approvisionnements
Localité : Hauts-De-Seine