Référent courrier / Assistant administratif (H/F)

Située au sein de la Métropole du Grand Paris, à 3,5 km de Paris, la ville de Bagneux, membre de l’établissement public territorial Vallée Sud Grand Paris, connait d’importantes transformations de son territoire, polarisées notamment autour de la desserte prochaine de ses quartiers Nord par les lignes 4 et 15 du métro d’une part et la reconversion du quartier des Mathurins d’autre part. Elle compte un peu plus de 40 000 habitants.

MISSIONS :

1.  Traitement du COURRIER entrant

2.  Préparation des ACTES ADMINISTRATIFS produits par le service

3.  Suivi des LOGICIELS METIERS afférent à la fonction courrier

4.  Aide à la préparation des assemblées municipales

ACTIVITES / TACHES :

1. COURRIER :

• Ouverture et lecture
• Tri et préparation des diffusions
• Signalements particuliers
• Scannage
• Editions trimestrielles de bordereaux de suivi des courriers des services

1. ACTES ADMINISTRATIFS :

• Réception et vérification des pièces (bordereau afférent)
• Suivi du tableau de charge et délais des actes administratifs
• Signature et caractère exécutoire des délibérations ; dématérialisation pour diffusion
• Archivage

1.  LOGICIEL METIER :

• Opérations de scannage
• Manipulation experte (formulaires, fonctions)
• Administration logicielle fonctionnelle (logigramme, entités, profils…)
• Accompagnement et formation des utilisateurs (poste référent pour la collectivité)

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES :

•  Connaissance de l’environnement normatif et du fonctionnement des collectivités territoriales
•  Pratique des outils informatiques et logiciels bureautiques
•  Logiciel métier MAARCH
•  Capacités rédactionnelles
•  Tri / Sélection / Analyse de données et d’informations
• Formalisation de documents et de tableaux
•  Suivi de procédures et de délais
•  Organisation de réunions de travail et de formations
•  Capacités d’organisation et facultés d’adaptation (gestion de l’urgence)
•  Sens des relations et de la communication avec les interlocuteurs de travail (internes et externes au service)
•  Savoir travailler en équipe et soutien aux collègues (polyvalence…)
•  Discrétion professionnelle
•  Prise de recul et capacités d’analyse et de propositions
•  Sens du service public et de l’intérêt général