Gestionnaire pédagogique et administratif en formation continue F/H

Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

SU, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

SU présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Fonctions : Gestionnaire pédagogique et administratif en formation continue

Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

CDD de 1 an

Mission :

Assurer la gestion administrative et pédagogique des formations continues en lien avec nos partenaires (service de la formation continue de la faculté des sciences, l’IRM, l’institut du Risk Management dans le cadre de la formation CEA/ Master Actuariat)

• Accueil, renseignement et coordination des informations
• Organisation et suivi des enseignements
• Gestion administrative et logistique

Activités principales :

Accueil, renseignement et coordination des informations :

• Accueillir et informer les divers publics de la formation continue
• Assurer les relations avec les différents partenaires internes et externes
• Suivre l’évolution des règles de contrôle des connaissances
• Coordonner et transmettre les informations aux partenaires et/ou aux stagiaires
• Classer et archiver les documents administratifs

Organisation et suivi des enseignements :

• Assurer le suivi administratif des stagiaires de l’inscription à la délivrance des diplômes
• Assurer le suivi des feuilles de présence des stagiaires (en lien avec l’IRM)
• Gestion des plannings de cours et des réservations de salle
• Gérer la diffusion et la sauvegarde des supports pédagogiques sur MOODLE et en assurer la création des sessions chaque année
• Organiser les examens et les surveillances
• Organiser la remise des diplômes
• Réaliser des bases de données (listes d’élèves, suivis divers…)

Autres activités :

Gestion administrative et logistique :

• Assurer le suivi administratif de gestion des heures complémentaires
• Organiser la logistique des actions de formations

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

Savoir-faire :

• Capacité à travailler en équipe en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Maitriser les outils bureautiques et informatiques spécifiques à l’activité (APOGEE, MOODLE)
• Savoir informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Savoir prendre en compte les demandes et y apporter des réponses appropriées
• Avoir le sens de l’organisation et de la planification
• Posséder de bonnes qualités rédactionnelles

Savoir-être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité, réactivité et autonomie
• Sens du service public
• Faire preuve de rigueur, d’anticipation et avoir le sens de l’organisation
• Aptitude à se former à de nouveaux logiciels
• Être polyvalent.e et posséder des capacités d’adaptation