Gestionnaire pédagogique des Masters 2 en apprentissage et en formation continue H/F

Mission : organiser et assurer la gestion de la scolarité des étudiants inscrits en apprentissage et en formation continue des Masters 2 Juriste Droit social et Droit de la protection sociale en entreprise

Organiser et assurer le bon déroulement de la campagne de candidatures

• Gérer et contrôler des dossiers de candidatures via Ecandidat

• Organiser les commissions en collaboration avec les enseignants responsables

• Préparer l'instruction des dossiers de candidatures pour les commissions, suivi des VAE/VAP, suivi des candidatures sous Ecandidat,

• Réaliser le planning des entretiens d'admission

• Saisir et traiter les réponses aux candidats, les recours et les demandes hors délai



Suivre les inscriptions administratives et gérer les inscriptions pédagogiques :

• Assurer l'accueil téléphonique, physique ainsi que la diffusion des informations

• Etablir les conventions de formation professionnelle pour les stagiaires de la FC (OPCO, CPF, Entreprises, France Travail, autofinancement)

• Accompagner les étudiants dans le processus de validation de leur contrat d'apprentissage auprès du CFA

• Planifier et contrôler les Inscriptions Pédagogiques (paramétrer IPweb notamment)

• Établir les emplois du temps (pré-rentrées et cours) en collaboration avec les enseignants et le service du planning

• Prévoir et gérer les rattrapages de cours



Apporter un appui au processus de placement des stagiaires dans les entreprises :

• Gérer les demandes de renouvellement de partenariats avec les entreprises et Cabinets d'avocats

• Envoyer les CV des apprentis aux entreprises partenaires

• Assurer le suivi des placements des apprentis en entreprise



Planifier les examens et contribuer au bon déroulement des épreuves :

• Fixer les plannings d'examen en collaboration avec les enseignants, les autres composantes et le service du planning

• Préparer et assurer l'organisation matérielle des examens : reproduction des sujets, commande de copies et coordination des surveillants administratifs

• Superviser le déroulement des épreuves



Gérer les notes et résultats

• Vérifier et saisir les notes

• Organiser et superviser les délibérations, élaborer les Procès-Verbaux

• Editer et délivrer les relevés de notes et les diplômes

• Organiser la remise de diplômes



Gérer les plannings des soutenances

- Suivre les dépôts de rapports/saisie des notes

- Réceptionner les attestations de fin d'année et les saisir sur Formalink



Assurer le suivi de l'assiduité des étudiants en apprentissage et en FC

• Gérer les feuilles d'émargement (sous format papier)

• Récolter les justificatifs d'absence

• Consigner les informations liées à l'assiduité dans nos systèmes d'informations (Formalink et FCA manager)



Mission : gérer les dossiers des enseignants vacataires



Assurer la gestion des dossiers des enseignants vacataires

• Veiller à la mise à jour des bases de données

• Envoyer les dossiers de renseignements aux enseignants vacataires

• Contrôler les pièces justificatives reçues et s'assurer de la conformité avec la réglementation

• Créer les contrats et états de service sur OSE

• Garantir une transmission à la DRH des dossiers (contrats, pièces justificatives et états de service) complets



Mission : suivre l'exécution budgétaire

Gérer les commandes

¤´¤´ -¤Suivre les recettes des formations

• Demander les devis aux fournisseurs

• Etablir les bons de commandes

• Réaliser les services faits

o Assurer la gestion des livraisons

o Assurer le suivi des paiements



Organiser les voyages

• Etablir les ordres de mission

• Organiser les voyages de groupe des étudiants



Mission : communication autour des diplômes

• Mettre à jour les pages internet des diplômes et animer les réseaux sociaux du Master avec une publication hebdomadaire (Facebook, Instagram, Linkedin et X)

• Diffusion des différentes manifestations inhérentes à la formation (Colloques, Séminaires)

• Contribuer à l'animation du réseau des anciens étudiants du Master (Annuaire, diffusion des offres d'emploi)

• Actualiser les carnets d'adresses (anciens étudiants, Intervenants, Maîtres d'apprentissage)

• Contribuer aux différentes enquêtes (Classement SMBG, enquêtes d'insertion professionnel du CFA-ORIVE ...)

Les « savoirs » :

- Parfaite connaissance de la formation du Master 2 (alternance et apprentissage), de la réglementation et des procédures

- Connaître les règlements de contrôle des connaissances

- Connaître son environnement universitaire et les services transversaux



Les « savoir-faire » :

- Savoir appliquer les procédures internes

- Maitriser les techniques de rédaction d'un courrier administratif et d'une note d'information

- Maitriser les logiciels de gestion APOGEE, ECANDIDAT, OSE, HYPERPLANNING, TYPO3, SIFAC, DRUPAL

- Maitriser les logiciels WORD et EXCEL



Les « savoir-faire » comportementaux :

- Savoir être organisé, méthodique

- Savoir anticiper et être réactif

- Savoir gérer les situations de stress et de conflit avec un étudiant

- Savoir s'adapter à son interlocuteur (étudiant, enseignant, services de l'université) et être à l'écoute