Gestionnaire financièr.e et administrative.tif

Activités financières et comptables
• Suivi du budget, des crédits et des ressources propres du Département.
• Élaboration et analyse de tableaux de bord mensuels ; remontée des besoins et alertes.
• Demandes d'ouvertures et d'ajustements de crédits.
• Gestion des commandes et facturations : bons de commande, engagements, liquidations et mandats dans SIFAC.
• Établissement des factures internes, ordres de reversement et dépôt des pièces comptables pour signature.
• Suivi des commandes, classement et archivage des pièces.
• Gestion des missions : ordres de mission, remboursements, états liquidatifs.
• Préparation de synthèses et bilans pour le dialogue de gestion annuel.


Activités RH

• Gestion et suivi des états de service des enseignant·es (saisie prévisionnelle et réalisée dans OSE).
• Mise en signature des états de service et demandes de paiement des heures complémentaires.
• Coordination avec les gestionnaires RH et financiers des autres composantes.
• Mise à jour des données RH (congés, décharges, situations particulières).
• Renfort possible sur le suivi des contrats et paiements des vacataires.
• Établissement des états liquidatifs pour les vacations administratives.


En lien avec la Responsable administrative et la gestionnaire de scolarité

• Communication avec les enseignant·es et coordinateur·rices.
• Élaboration des plannings d'enseignement par semestre (horaires, salles, sites).


Environnement de travail
Le Département des Langues (DDL) de Paris 1 est une structure transversale proposant 14 langues à 25 000 étudiant·es chaque année. Il regroupe 80 à 90 enseignant·es titulaires et environ 100 vacataires, et accueille aussi des étudiant·es réfugié·es ou exilé·es dans deux diplômes universitaires.
L'équipe administrative compte 9 BIATSS :
• 1 responsable administrative
• 1 responsable de scolarité
• 5 gestionnaires de scolarité
• 1 gestionnaire financière
• 1 technicien logistique


Contraintes particulières
• Disponibilité : présence indispensable lors des périodes de saisie des services et de construction des emplois du temps (octobre–novembre ; mai–juin).
• Ponctualité : nécessaire pour assurer les échanges avec les enseignant·es et l'équipe.
• Adaptation : montée en charge constante de l'informatisation et évolution des méthodes de travail.

COMPÉTENCES REQUISES OU SOUHAITÉES
Savoir-faire :

• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques liés au poste (progiciel financier SIFAC, application OSE) et à l'activité du service (Word et Excel, SharePoint, Thunderbird).
• Maîtrise des règles de finances publiques.
• Connaissances générales sur l'enseignement supérieur et le fonctionnement d'une université.
• Connaissance des procédures administratives et des règles de gestion budgétaire et financière au sein de l'université.
• Bonne qualité d'expression écrite et orale permettant de réaliser des évaluations et des bilans, de rendre compte et de rédiger des documents.

Savoir-être :

• Sens de l'organisation et des priorités.
• Rigueur.
• Autonomie.
• Aptitude à travailler en équipe.
• Réactivité.
• Excellent contact humain.
• Patience, écoute et diplomatie.
• Capacité à faire circuler l'information et à communiquer avec les services de l'établissement et les entités extérieures.
• Sens du service public.