Gestionnaire en charge de la vie institutionnelle F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires : http://www.sorbonne-universite.fr

La Direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI) apporte son expertise juridique auprès de la présidence, des composantes et directions tant dans la rédaction de leurs statuts, règlements intérieurs et conventions, que dans la résolution de situations complexes.

Elle représente l’établissement devant les juridictions et assure le bon fonctionnement des sections disciplinaires.

Elle participe directement à la vie institutionnelle de l’université, en pilotant les élections aux instances et conseils de l’établissement, en coordonnant l’ensemble de ses instances: CA, CAC, CFVU, CR, CT, CHSCT et en assurant le secrétariat et l’organisation des instances disciplinaires.

Elle est organisée en deux pôles (affaires juridiques et vie institutionnelle) et sa directrice ou son directeur encadre 12 personnes : 8 A – 4B.

(réf.10882)

Fonctions : Gestionnaire en charge de la vie institutionnelle

Emploi-type : Technicien ou technicienne en gestion administrative

Catégorie : B

Corps : TECH 

BAP : J      

Mission :

Rattaché ou rattachée au pôle vie institutionnelle de la Direction des affaires juridiques et institutionnelles, le ou la gestionnaire en charge de la vie institutionnelle est responsable du bon fonctionnement d’un conseil ou d’un comité de l’Université. Il ou elle suit le bon déroulement de l’instance. Il ou elle intervient en appui du secrétariat administratif d’un autre conseil ou comité. Il ou elle participe à l’organisation d’élections au sein de l'établissement. Il ou elle vient en soutien du juriste chargé de la vérification des arrêtés et délibérations.

Activités principales :

• Assurer l'organisation matérielle d’un conseil ou comité (planification, convocations, constitutions des dossiers, préparation des déroulés de séance, rédaction des relevés de délibérations, d'avis et des procès-verbaux, mise en ligne des documents)
• Veiller à l'exécution et à la diffusion des décisions de l'instance
• Instruire les demandes des membres de l'instance
• Alimenter et actualiser les données du pole vie institutionnelle
• Veiller à la bonne gestion du système d'archivage
• Participer à la préparation et à la mise en œuvre de l'organisation administrative, juridique et matérielle des élections (élections professionnelles, élections des conseils centraux, etc.)
• Participer à la sécurisation des arrêtés et délibérations transmis au Pôle Vie institutionnelle et apporter les correctifs nécessaires
• Elle ou il est en lien direct avec le ou la responsable du pôle vie institutionnelle et travaille en équipe avec les chargé(e)s de la vie institutionnelle, bénéficie du concours et appui du pôle affaires juridiques de la Direction des affaires juridiques et institutionnelles de l'université pour toutes les affaires nécessitant une expertise spécialisée.
• Elle ou il interagit régulièrement avec les membres du conseil ou du comité et les directions métier, afin de garantir la coordination et le suivi du conseil ou du comité 

Conditions particulières d'exercice :

Disponibilité lors des réunions des instances et des élections de Sorbonne Université

Connaissances transversales requises :

• Culture juridique en droit public et si possible en droit des assemblées

• Connaissances solides des textes législatifs et règlementaires, notamment le code de l'éducation, le code de la recherche, les textes sur la fonction publique

• Organisation et fonctionnement des établissements publics

• Maîtrise de l'environnement informatique

Savoir-faire :

• Analyser et rédiger
• Savoir planifier les activités et échéances
• Disposer de fortes capacités rédactionnelles
• Sens de l'organisation
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l'information, la vérifier et la classer
• Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
• Planifier son activité et savoir gérer des priorités

Savoir-être :

• Excellent relationnel (avec le public et dans l'environnement professionnel), notamment maîtrise de soi
• Réactivité et disponibilité
• Sens du travail en équipe
• Autonomie, discernement et sens des initiatives
• Capacité d'adaptation
• Discrétion et rigueur professionnelle