Gestionnaire de formations en apprentissage

Organiser et assurer la gestion des formations en apprentissage

Activité : gestion de la scolarité

- Elaborer les emplois du temps (pré-rentrées et cours) en collaboration avec les enseignants et le service du planning, prévoir et gérer les rattrapages de cours

- Planifier et contrôler les Inscriptions Pédagogiques (paramétrer IPweb notamment)

- Assurer l'accueil téléphonique, physique ainsi que la diffusion des informations

- Mettre à jour des pages internet des diplômes

- Organiser la remise de diplômes

- Organiser les voyages d'études

Activité : planifier les examens et contribuer au bon déroulement des épreuves

- Elaborer les plannings d'examen en collaboration avec les enseignants, les autres composantes et le service du planning

- Préparer et assurer l'organisation matérielle des examens : reproduction des sujets, commande de copies et coordination des surveillants administratifs

- Superviser le déroulement des épreuves

Activité : gestion des notes et résultats

- Vérifier et saisir les notes

- Organiser et superviser les délibérations, élaborer les Procès Verbaux

- Edition et délivrance des relevés de notes et des diplômes

Activité : organiser et assurer le bon déroulement de la campagne de candidature

Activité : suivre la formation des étudiants en apprentissage

- Collecter, assurer le suivi des attestations de présence et transmettre un rapport mensuel des présences au CFA (logiciel de Formasup)

- Etablir les contrats et les conventions avec les OPCO

- Suivre la facturation aux OPCO

- Être en lien avec l'Agence Comptable pour l'identification des versements reçus sur le compte de l''université

Activité : assurer la gestion des dossiers des enseignants vacataires

- Créer et suivre les règlements des heures d'enseignement des vacataires d'enseignement sous le logiciel OSE

- Assurer l'interface avec les vacataires d'enseignement

Les « savoirs » :

- Parfaite connaissance du fonctionnement d'une formation ouverte à l'apprentissage

- Connaître les règlements de contrôle des connaissances

- Connaître son environnement universitaire et les services transversaux

Les « savoir-faire » :

- Savoir appliquer les procédures internes

- Maitriser les techniques de rédaction d'un courrier administratif et d'une note d'information

- Maitriser les logiciels de gestion APOGEE, OSE

- Maitriser les logiciels WORD et EXCEL

Les « savoir-faire » comportementaux :

- Savoir être organisé, méthodique

- Savoir anticiper et être réactif

- Savoir gérer les situations de stress et de conflit avec un étudiant

- Savoir s'adapter à son interlocuteur (étudiant, enseignant, services de l'université) et être à l'écoute