Gestionnaire administratif.ve (F/H)

COMUE PARIS SCIENCES ET LETTRES  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : PARIS
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 05/02/2020
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Située au cœur de Paris, l'Université PSL fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l’innovation et de la création en arts, ingénierie, sciences, sciences humaines et sociales. Engagée en faveur de l’égalité des chances et sélective, elle forme au plus près de la recherche en train de se faire, des chercheurs, artistes, entrepreneurs et des dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective. 

 

Avec 4 500 enseignants-chercheurs, 17 000 étudiants, 181 laboratoires et une dizaine d'incubateurs, fablabs et espaces de co-working, PSL est une université à taille humaine. Elle figure parmi les 50 premières universités mondiales selon les classements THE (Times Higher Education) et QS (Quacquarelli Symonds).

 

 

Université PSL :

Conservatoire National Supérieur d'Art dramatique - PSL, École nationale des chartes - PSL, École nationale supérieure de Chimie de Paris - PSL, École nationale supérieure des Mines de Paris - PSL, École normale supérieure - PSL, École Pratique des Hautes Études - PSL, ESPCI Paris - PSL, Observatoire de Paris - PSL, Paris-Dauphine - PSL

Collège de France, Institut Curie.

CNRS, Inserm, Inria.

Pour plus d’informations : www.psl.eu

Poste

Missions :

Le ou la gestionnaire administratif.ve a pour mission d’assurer le bon fonctionnement quotidien de la Direction de la recherche et de la formation graduée (DRFG), en lien avec les différents personnels de la Direction, les différents services de PSL et les établissements-composantes. Il assure des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique de la Direction, et de réalisation des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures, dans le domaine de la Recherche et de la Formation.

 

Activités principales :

1)         Administration et Pilotage

 

-           Gestion des agendas du VP et du Directeur et contrôle des échéances ; il est l’interlocuteur interne et externe pour les prises de rendez-vous, la réservation des salles de réunion, organisation des déplacements (ordre de missions, frais, etc.) ;

-           Organisation du comité RFG et des groupes de travail rattachés : gestion de l’agenda réservation des salles, organisation des visioconférences ;

-           Assistanat à la Direction : gestion des fournitures, gestion du courrier interne et externe, classement des divers dossiers papier et numérique ; élaboration des documents supports de la Direction (procédures, fichier contacts), élaboration et suivi du calendrier des activités, coordination des agendas ;

-           Suivi des conventions : en cohérence avec le calendrier des instances, il assure le circuit de transmission des conventions en amont et aval du CA : constitution des parapheurs et transmission interne pour signature ;

-           Organisation de la réunion du Conseil de la Recherche (ponctuelle, mais environ 40 participants) ;

-           Soutien logistique (réservation des locaux, matériels, fournitures) des activités de la Direction, des manifestations (auditions, cérémonies, réunions, jurys, etc.), en particulier du programme BIOGEN et du Prix de thèse SHS ;

 

2)         Gestion financière :

 

-           Procéder aux opérations d’engagement (missions, achats divers) en lien avec la Direction Financière et le Service Logistique ; être le point d’entrée des prestataires ;

-           Enregistrer les données budgétaires, suivre le budget, consigner les procédures ;

 

3)         Autres :

 

- il assure le compte-rendu hebdomadaire de la réunion d’équipe et prend part à son organisation ; il répond aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur, et le cas échéant, transmet les demandes aux membres de l’équipe ; il sélectionne et diffuse l'information en interne et en externe.

Profil

Connaissances :

  • Règles et mode de fonctionnement de l’ESR
  • Techniques d’élaboration de documents, maîtrise des outils bureautiques
  • Anglais écrit et oral
  • Compétences opérationnelles :
  • Appliquer des règles financières
  • Assurer le suivi des dépenses et des recettes
  • Mettre en œuvre des procédures et des règles
  • Travailler en équipe
  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Savoir rendre compte
  • Polyvalence

 

Compétences comportementales :

  • Sens de la confidentialité
  • Rigueur / Fiabilité

Niveau : expérience confirmée. Niveau B+.

Informations
employeur

  • Employeur : Université Paris Sciences et Lettres ;
  • Contrat à durée déterminée - 39 heures hebdomadaires ;
  • 49 jours de congés : 25 jours CA + 24 jours de RTT
  • Ouvert par détachement aux fonctionnaires et aux personnes mises à disposition par un établissement membre ;
  • Grade : Emploi de catégorie B
  • Rémunération selon l’expérience ;

 

Le (la) futur(e) collaborateur (trice) aura

  • Accès à tous les sports de PSL sport ;
  • Accès à toutes les formations de l’école interne de PSL ;

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Domaine/Métier : Assistant de direction, Gestionnaire-instructeur administratif, Assistant administratif
Localité : Paris