Gestionnaire administratif et pédagogique – F/H

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.

Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.

L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.

Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.

La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.

Intitulé du poste : Gestionnaire administratif.ve et pédagogique – F/H
Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J : Gestion et pilotage
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien (TECH)) / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3

Contexte de travail
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Bobigny
Composante / Service : UFR SMBH
Composition du service (effectifs) : 4
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Directrice administrative de l’UFR SMBH/Directeur du STAPS

Description du poste : missions et activités

Le/la gestionnaire administratif/ve et pédagogique assure la gestion administrative et pédagogique des étudiants de Licence STAPS de leur inscription jusqu’à la délivrance de leur diplôme. Il/elle travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des enseignants des formations qui lui sont affectées.

Gestion administrative
- Vérifier, trier, classer ou transmettre des dossiers d’étudiants
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Rédiger et transmettre les courriers administratifs, électroniques, les circulaires, convocations et tous autres documents aux différents intéressés, enseignants et étudiants
- Elaborer le planning des enseignements en collaboration avec les responsables et gérer le planning des infrastructures sportives

- Diffuser les informations ; afficher les absences et les reports de cours/examens
- Suivre les conventions pour les installations sportives, dont vérification de la transmission des factures

Gestion pédagogique
- Construire, rédiger et diffuser la plaquette du diplôme
- Mettre à jour le site internet de la formation
- Accompagner et mettre en place l’offre de formation
- Aide et soutien de l’activité pédagogique dans sa globalité
- Assurer le suivi pédagogique des étudiants (inscriptions, stages, résultats)
- Organisation des sessions d’examens et de rattrapages
- Suivre les dossiers des étudiants sur Apogée, saisir les notes et délivrer les attestations de réussite et les bulletins.
- Aider les responsables de formations dans leurs activités de responsable

Outils spécifiques à l’activité

Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : ENT, Apogée, HyperPlanning et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel

Compétences

Connaissances / Savoir
- Connaissances des règles de scolarité
- Connaissance générale de la gestion administrative
- Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publique

Savoir faire
- Appliquer des procédures, les règles et les dispositions réglementaires
- Maîtriser les techniques de rédaction administratives
- Savoir gérer les aléas
- Evaluer et hiérarchiser les besoins
- Travailler en équipe
- Rechercher l’information, la vérifier et la classer

Savoir être
- Sens de l’organisation
- Capacité d’adaptation
- Capacité à gérer le stress
- Rigueur / Fiabilité
- Sens de la confidentialité
- Sens relationnel

Liens avec d’autres postes ou services / Nature du lien

Services administratifs de l’UFR SMBH et de l’université (scolarité) / Collaboratif