Chargé de mission des assemblées délibératives (F/H)

Avec un budget d’1.9 milliard d’euros et près de 4600 agents, la Région Bourgogne-Franche-Comté est présente sur tout le territoire. De la formation des demandeurs d’emplois à la transition énergétique, du développement économique aux transports, des lycées à l’agriculture, de la jeunesse aux fonds européens, du sport au tourisme, elle agit au quotidien pour toutes et tous.

 Intégrer la Région Bourgogne-Franche-Comté, c’est bénéficier de conditions de travail enviables. Le dernier baromètre social de 2023 le montre bien : plus de 80% des votants ont mis en avant la motivation à gérer leurs missions, les conditions de travail appréciées, l’autonomie pour réaliser les activités et des relations de travail satisfaisantes.

Avec huit sites inscrits au patrimoine mondial de l’UNESCO, la région Bourgogne-Franche-Comté est reconnue dans le monde entier pour son patrimoine architectural, culinaire et pour son art de vivre. Elle est également le berceau de groupes industriels de taille mondiale.

La Région Bourgogne-Franche-Comté lutte contre toutes les formes de discriminations et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelles, dans le respect des textes qui régissent le statut de la fonction publique.

La Direction des Assemblées assure l’interface entre l’organe politique délibérant de notre collectivité et les directions opérationnelles.

• L’organisation délibérante de la Région Bourgogne-Franche-Comté en chiffres, c’est :
• 100 élus régionaux, dont une Présidente de Région et 15 vice-présidents,
• 5 commissions thématiques,
• Une moyenne de 12 instances délibérantes par an,
• 1500 délibérations par an en moyenne.

Le service Assemblées est composé de 8 personnes, animé par un grand sens des responsabilités et de l’entraide. Son acrivité est rythmée par le calendrier des instances délibérantes. Un des atouts de ce service est qu’il travaille en véritable proximité avec la cheffe de service et la directrice.

Votre rôle dans ce service est primordial puisque vous serez :

• Responsable de la préparation et du suivi des instances de délibérations de notre collectivité,
• Référent de logiciel de gestion des rapports et délibérations.

Vous bénéficierez d’un binôme avec un rédacteur et avec un autre chargé de mission pour la mise en place des instances. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les services administratifs financiers des 5 pôles.
Vous serez au cœur du fonctionnement de notre collectivité territoriale et serez le référent incontournable de notre organisation délibérante. Ce poste exige une grande disponibilité horaire en période des instances délibérantes, une grande fiabilité et de la rigueur dans votre organisation de travail.
Nous garantirons la réussite de votre intégration grâce à la mise en place d’un tuilage d’une durée de 6 semaines.

Descriptif du poste :

PREPARATION DES INSTANCES DELIBERANTES (COMMISSION, ASSEMBLEE, …)

• Sécuriser les rapports présentés (relecture, participation aux comités de pré-relecture et tableaux de suivi)
• Préparer la salle des assemblées (documents, dossiers, placement des élus, …)
• Assister aux instances délibérantes et superviser son déroulement (compte-rendu, vote, pouvoirs, etc.)

SUIVI DES INSTANCES DELIBERANTES (COMMISSION, ASSEMBLEE, …)

• Gérer les rapports et délibérations dans l’outil de gestion depuis la saisie d’un rapport jusqu’à la télétransmission au contrôle de légalité d’une délibération et à la publication,
• Gérer les différents envois dématérialisés des rapports aux élus (envoi exécutif, envoi légal, envoi procédure d’urgence)
• Rédiger et sécuriser les délibérations y compris les amendements, les vœux, les motions et l’état de présence

ADMINISTRATION FONCTIONNELLE DU LOGICIEL INFORMATIQUE / FORMATION CONTINUE DES UTILISATEURS

• Etre le référent de ce logiciel pour toute la collectivité
• Assurer la formation régulière des agents de la collectivité au logiciel de gestion des rapports et des délibérations et de l’environnement du processus délibératif (1 session de formation de 3h en moyenne par mois)
• Assurer la mise en place et l’actualisation des guides de procédure sur la base des retours d’expérience
• Participer à l’évolution fonctionnelle de l’outil de gestion des rapports et des délibérations en lien avec la direction des systèmes d’information

MISSIONS ANNEXES

• Participer aux évolutions nécessaires dans l’organisation du service
• Assurer les conseils nécessaires auprès des directions notamment pour la rédaction des rapports et de leurs annexes

Informations complémentaires :
Poste basé à Dijon

Déplacements mensuels à Besançon et ponctuellement sur tout le territoire régional (en cas de délocalisation de l’assemblée - il faudra alors envisager de passer 2 à 3 jours sur place).

Permis B obligatoire

L’entretien de recrutement aura lieu le 6 février 2025.

Avantages : horaires souples, télétravail possible en fonction de l’activité, jusqu’à 23 jours de RTT / an, chèques déjeuner, association du personnel, participation complémentaire santé, autres prestations sociales...

Vous disposez obligatoirement d’une expérience de 3 ans minimum acquise dans la fonction publique territoriale et en gestion des instances délibérantes ? Vous avez un grand sens des responsabilités et savez faire preuve de discrétion dans le traitement des informations reçues ? Des connaissances juridiques seraient appréciées.
Vous vous reconnaissez dans ce profil ? Postulez et venez échanger avec nous sur votre parcours !

Public concerné :

Ouvert aux agents titulaires du grade d'attaché territorial, ou aux lauréats du concours correspondant, ou à défaut par voie contractuelle

Compétences professionnelles et techniques attendues :

• Fonctionnement d’une collectivité territoriale et de son système délibératif
• Maîtrise d’outils informatiques spécifiques
• Rigueur dans l’organisation des missions
• Capacité à rendre compte
• Etre force de proposition

Aptitudes requises :

• Rigueur dans le respect des délais impartis
• Sens des responsabilités
• Capacité à gérer son stress
• Pédagogie
• Consensus et diplomatie
• Respect strict de la confidentialité
• Aptitude à animer des réunions
• Capacité d’organisation
• Facultés d’analyse et de synthèse
• Capacité relationnelle avec des interlocuteurs très différents