Chargé de l'assistance fonctionnelle et du paramétrage du SI Étudiant et Formation F/H

Présentation de la Direction :

La Direction de la Formation tout au long de la vie (DFTLV) appuie la définition de la politique de l’établissement en matière de formation tout au long de la vie et de vie étudiante, au niveau national comme international. Elle a en charge l’appui expert et la coordination de la mise en œuvre de la politique de formation et de vie étudiante ainsi que la mise en cohérence des actions menées par les facultés. Elle assure notamment les relations avec les ministères et les établissements partenaires, tout comme la coordination des enquêtes et indicateurs et leur fiabilisation, en lien avec la direction chargée de l’aide au pilotage. Elle assure la veille réglementaire et sa diffusion au sein des facultés, ainsi que la mise en cohérence de l’instruction des recours et du précontentieux.

La DFTLV comprend 4 pôles thématiques : « Formation et scolarité », « Vie étudiante », « International » et « Formation continue ».

Le pôle « Formation initiale » a pour ambition de coordonner la mise en œuvre de la politique de formation de l’établissement ainsi que la mise en cohérence des actions menées par les facultés. Il assure également les relations avec les ministères et les établissements partenaires.

Localisation : 4 place Jussieu 75005 Paris

Fonctions : Chargé-e de l’assistance fonctionnelle et du paramétrage du Système d’Informations Étudiant et Formation

Catégorie : A

Corps : ASI

BAP : J

La personne exercera ses missions, sous la responsabilité hiérarchique du chef de pôle FI et sous la responsabilité fonctionnelle du responsable SI Études et formation au sein du pôle Formation initiale de la Direction Formation tout au long de la vie.

Elle travaillera en collaboration étroite avec les services SIE facultaires ainsi que la direction des systèmes d’information (DSI) de Sorbonne Université.

Son activité se situe dans le cadre d’une démarche qualité globale au sein de la DFTLV.

Missions principales :

Paramétrages des opérations annuelles

• Paramétrer les référentiels des applications utilisées en scolarité, Apogée principalement (SI Formation)
• Implémenter l’offre de formation dans les outils SI Études et Formation
• Paramétrer les droits d’inscriptions et webservices associés
• Paramétrer les modèles de version de diplôme ainsi que leurs suppléments
• Participer aux phases de tests nécessaires préalables à l’ouverture des opérations de candidatures et d’inscriptions
• En lien avec les directions concernées, participer aux périodes de régularisations

Conception, assistance et conseil / Participation aux évolutions du SI du domaine Formation

• Participer à la modélisation des maquettes de formation
• Participer au paramétrage et tests des applications pour les campagnes de candidatures et d’inscriptions
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion du SI Études et Formation ;
• Contrôler la qualité des données saisies dans les applications du SI Études et Formation
• Aider à l’identification et analyse des difficultés fonctionnelles rencontrées par les facultés ; en lien avec la DSI, proposer des solutions à partir des besoins métiers
• Accompagner les utilisateurs dans leur prise en main des applications et leur pratique des applications Études et Formation
• Participer à la rédaction de la documentation utilisateurs et élaborer des supports techniques et en assurer leur mise à jour régulière
• Assurer la hotline sur les outils utilisés et apporter son aide aux différentes parties prenantes
• Dans le domaine Scolarité, participer au plan de formations (PAF) des personnels (animer des formationS ; rédiger les supports techniques)
• En lien étroit avec le chef de projet, participer activement au projet pour l’étude et la mise en œuvre de l’application PEGASE

Bilans, veille et réseaux

• Participer aux réunions du réseau réunissant l'ensemble des scolarités des composantes et la DSI
• Organiser le partage de bonnes pratiques auprès des différents acteurs facultaires
• Participer à la production de bilans et d’enquêtes ; élaborer et renseigner des tableaux de bords liés à son activité
• Alimenter l’espace de ressources en ligne et le mettre à jour
• Participer aux réunions de l’AMUE

Conduite de projets : Non
Encadrement : Non

Conditions particulières d'exercice :

• Respect des délais – possibilité d’astreintes liées aux travaux en cours

Connaissances transversales requises :

• Connaissance des méthodes d’accompagnement au changement
• Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France

Savoir-faire :

• Conduite de réunion
• Connaissance du travail en mode projet
• Conception de tableaux de bord
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser ses activités
• Prévention et gestion des conflits ou situations sensibles
• Savoir réguler des dysfonctionnements
• Maîtrise les outils de gestion et de communication informatiques
• Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire, une note et une synthèse
• Connaitre les techniques de communication
• Capacité à interagir avec les autres directions

Savoir-être :

• Excellent relationnel et sens du travail en équipe
• Diplomatie
• Sens des responsabilités et de l’initiative
• Esprit de synthèse
• Disponibilité, réactivité et respect des cadres
• Adaptabilité et autonomie
• Logique et rigueur
• Sens du service public
• Confidentialité