VILLE D'AIX EN PROVENCE

CHARGE D’ADMINISTRATION GENERALE (H/F)

VILLE D'AIX EN PROVENCE  |  Titulaire, Contractuel, CDI, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : AIX EN PROVENCE
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 16/05/2024
  • Valable jusqu'au : 16/07/2024
  • Code postal : 13100
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Affecté au service Etat civil au sein de la Direction des services aux publics, le chargé d’administration générale assure la veille juridique du service, participe à l’élaboration des procédures et à la sécurisation des actes. Il gère et pilote la mise en place du suivi règlementaire des documents de l’état civil en lien avec le Tribunal Judiciaire et le Procureur de la République. Il coordonne le suivi et la gestion des outils dédiés et assure la diffusion et le développement des actions de communication liées à l’état civil. Il assiste le chef de service dans la gestion de ses activités.

Poste

Assurer le suivi règlementaire des documents de l’état civil selon la règlementation :

  • Mettre en place les outils de gestion relatifs aux archives
  • Identifier les différentes phases de sauvegarde des documents de l’état civil, organiser l’archivage selon la règlementation
  • Préparer les documents à archiver et piloter l’expédition du Tribunal Judiciaire annuellement en gestion directe avec l’outil informatique

Assister le chef de Service dans la gestion de ses activités :

Gérer les tableaux de bord, les fiches procédures, ainsi que la mise en place de l’organisation du service

  • Assister les responsables sur l’organisation du service (planning des congés, mariages…)
  • Assurer le suivi administratif et la gestion des documents du service

Assurer la diffusion et le développement des actions de communication liées à l’état civil en coordination avec les services concernés (Insee, entreprises funéraires…) :

  • Recenser et mettre à jour les documents distribués aux usagers en lien avec le service communication (logo, charte graphique,…)

Renforcer le Service Etat Civil

Profil

De formation supérieure juridique, vous disposez d’une première expérience, idéalement sur un poste similaire.

Vous maîtrisez les procédures administratives, les techniques d’archivage et les outils bureautiques.

Vous êtes force de proposition et avez le sens de l’organisation.

Vous maîtrisez les techniques d’accueil et de communication et vous savez travailler en équipe.

Rigoureux(se) et réactif(ve), vous avez le sens du service public.

Informations
employeur

Candidatez en transmettant votre CV via le bouton POSTULER

CONDITIONS DE TRAVAIL

Cycle de travail : 38h30

Lieu d’affectation : Hôtel de Ville

Rémunération statuaire + Rifseep + Ticket Restaurant + Prime « vacances » + prestations sociales, familiales & culturelles

Adresser votre candidature (lettre de motivation, CV, dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires)

avant le 17 juin 2024 à

Par courrier :

 DGAS Ressources Humaines et Numérique

Département RH

Direction recrutement et développement des compétences - Service Recrutement

CS 30715

13616 Aix en Provence Cedex 01

Informations complémentaires           

Iveta VALLS, Directrice des Services aux Publics                                                                                                          

04 42 91 99 76

Latifa AL FAHSI, Gestionnaire RH                                                                                                                                      

04 42 91 94 44   

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Domaine/Métier : Officier d'état-civil
Localité : Bouches-Du-Rhone

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