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Assistante de gestion administrative (H/F)

CONSEIL DEPARTEMENTAL DE L'ESSONNE  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Essonne
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 17/06/2020
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Le Conseil Départemental de l’Essonne, département d’Ile-de-France, administre plus d’1,2 million d’Essonniens. Situé au sud de Paris, le territoire bénéficie à la fois du dynamisme urbain de la capitale au nord et d’un cadre plus paisible et vert au sud.
La jeunesse de sa population (plus de 30% des habitants ont moins de 20 ans) reflète le dynamisme économique, scientifique, industriel et la qualité de vie du territoire.
Le département de l’Essonne vous attend, rejoignez les 3800 collaborateurs et ses 170 métiers au service des essonniens.

Poste

Missions :

Nous recrutons au sein de la Direction des Infrastructures et de la Voirie (Unité territoriale Sud)
- Une assistante de gestion administrative
Vous recueillerez et traiterez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité.

Vous suivrez les dossiers administratifs et financiers, et gérerez les dossiers selon I‘organisation et ses compétences.
Vous assisterez un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.

- Appui dans l’instruction des PLU, des permissions de voirie, des permis d’aménager, de construire, des certificats d’urbanisme b et des demandes de subventions en lien avec la chef de secteur développement et gestion des réseaux

- Rédaction de lettres aux maires de communes, aux riverains

- Constitution de dossiers d’accidents de la route transmis à la DAJA, en lien avec les assureurs, les automobilistes et les patrouilleurs de secteurs

- Rédaction et gestion des conventions

- Suivi des fiches stratégiques

Vos missions :

Traitement des dossiers et saisie de documents (prise de notes et mettre en forme tous types de courriers, réception, filtre et réorientation courriers électroniques, Saisie des documents de formes et de contenus divers ...)

Accueil physique et téléphonique du public ( réception et orientation des demandes, réponse aux appels téléphoniques et prises des messages, hiérarchisation des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité, orientation, conseil au public vers l'interlocuteur ou le service compétent ...)

Gestion de l'information, classement et archivage de documents (réception, enregistrement et vérification des dossiers

Planification et suivi (gestion agendas du supérieur hiérarchique et/ou de l'équipe, prise et organisation des rendez-vous (Renseignement des tableaux de suivi des activités du service,'organisation logistique des réunions, des commissions, des missions ...)

Profil

Savoirs
- Organisation et fonctionnement des collectivités territoriales et des services départementaux
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Instances, circuits et processus de décisions de la collectivité
- Réglementation relative aux missions de la direction
- Vocabulaire professionnel de la direction
- Connaissance du contenu des délibérations du domaine

Savoirs Faire:
- Techniques de secrétariat, d'accueil physique et téléphonique
- Outils informatiques
- Application des procédures administratives
- Techniques de communication écrite et orale, d'organisation de ses activités et de gestion de son temps, de recherches documentaires, d'archivage et de classement
- Outils de planification (plannings, tableaux de bord et/ou de suivi, indicateurs …)

Savoirs Etre:
- Faire preuve d'initiative, de rigueur et de méthode
- Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion
- S'adapter (nouveautés, changements, contraintes de dé|ai,....)
- Communiquer en s'adaptant aux différents interlocuteurs
- Faire preuve de réactivité
- Identifier I'urgence de la demande
- Travailler en équipe et en transversalité
- Avoir le sens du contact

Profil :
Type de contrat : titulaire ou contractuel
Grade : Rédacteur territorial
Temps de travail : 39 heures par semaine, 50 jours de repos
Poste à pourvoir : 1er juillet 2020
Rémunération statutaire +régime indemnitaire +primes annuelles+ participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance.

Informations
employeur