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Assistant(e) polyvalent(e) pour les services des affaires générales, hygiène et sécurité et technique immobilier- de l’UFR de Pharmacie H/F

UNIVERSITE PARIS SACLAY  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Essonne
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 27/07/2020
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Poste

Missions :

Fonction : Assistant(e) polyvalent(e) pour les services des affaires générales, hygiène et sécurité et technique immobilier- de l’UFR de Pharmacie

Métier ou emploi type* : J5X41 Adjoint en gestion administrative

* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE

Fiche descriptive du poste

Catégorie : C

Corps : ITRF  

BAP : J

Si contractuel : CDD jusqu’au 31 décembre 2020 renouvelable            

Rémunération : entre 1578€ et 1636€ bruts selon profil du candidat

Affectation

Administrative : Université Paris-Saclay

                              UFR de Pharmacie -  Service des affaires générales

Géographique : Châtenay-Malabry (92)

                            Délocalisation du site de l'UFR Pharmacie sur le Plateau de Saclay courant 2022

Missions

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le service des Affaires générales assure le soutien logistique à l'ensemble des services administratifs, d'enseignement et de recherche. Il assure le service intérieur de l’UFR. Il gère les achats de l’ensemble des fonctions soutiens et supports de la Faculté. Le service est également en charge de gérer les demandes d’événements organisés par les associations étudiantes.

L‘assistant/e est hiérarchiquement rattaché à la responsable du service des affaires générales.

Missions principales :

Assurer le secrétariat du service des Affaires générales

Exécuter les actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité de la structure

Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au bon fonctionnement de la structure

Participer à l’activité du secrétariat mutualisé des 3 services logistiques. 

Plus précisément, l’assistant/e pourra se voir confier des dossiers concernant plusieurs secteurs :

Secteur administratif et logistique :

- suivre les congés et des formations des agents du service, des activités des différents agents pour information de la DDGS

- effectuer toute tâche inhérente à un secrétariat dont les convocations, la rédaction de compte rendus, les prises de rendez-vous et la gestion des agendas, etc.

- gérer les demandes de badges de l’UFR selon le protocole en vigueur

- gérer l’application Abyla pour le service et la répartition entre gestionnaires

- gérer les demandes d’ordre de mission et d’autorisation de véhicule, transmettre les ordres de mission

- être la personne référente pour les cartes IZLY en lien avec le CROUS.

Secteur financier :

-  recenser les besoins en achats pour le service

- établir les propositions de commandes après mise en concurrence des fournisseurs quelle que soit la procédure

- suivre les commandes et les livraisons en lien avec le service financier de l’UFR et alimenter les tableaux Excel afférents

-organiser et gérer le magasin de fournitures de l’UFR.

Associations étudiantes :

L’assistant/e  a en outre la mission de gérer les demandes d’événements organisés par les associations étudiantes :

- gérer les conventions d’activités exceptionnelles (demande d’occupation des locaux par les associations pour leurs événements).

- mettre en ligne les dossiers FSDIE.

Profil

Compétences attendues

Connaissance, savoir :

Environnement et réseaux professionnels

Techniques d’élaboration de document

Techniques d’accueil téléphonique et physique

Culture internet

Techniques de communication

Compétences opérationnelles :

Accueillir et prendre les messages

Accueillir les populations concernées

Enregistrer et classer les documents

Rédiger des rapports ou des documents

Savoir rendre compte

Travailler en équipe

Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité

Utiliser les outils bureautiques

Savoir-être :

Travailler en autonomie, en faisant preuve de discernement et en sachant rendre compte à sa hiérarchie

Faire preuve de capacités d’analyse

Etre réactif

Savoir gérer ses priorités et son temps

-

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, NBI, PFI, etc…) :

Encadrement : NON                                       Nb agents encadrés par catégorie : NON

Conduite de projet : NON

Informations
employeur

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à :Mme Sylvie ETIEMBLE, Déléguée de la Directrice Générale des Services

Par Courriel : ddgs.pharmacie@universite-paris-saclay.fr

Date limite de candidature :  6 septembre 2020

Date de prise de fonction : dès que possible