Assistant de la Déléguée de la Directrice Générale des Services Polytech H/F

UNIVERSITE PARIS SACLAY  | 

En Bref

  • Lieu de travail : Polytech Paris-Saclay – Maison de l’ingénieur
  • Date de publication : 11/06/2024
  • Valable jusqu'au : 10/08/2024
  • Code postal : 91400
  • Salaire : Non communiqué
  • Référence : 676161

Employeur

Poste

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Sous la responsabilité hiérarchique de la Déléguée de la Directrice Générale des Services de l’école, l’agent.e assure sa mission en tant qu’assistant.e de la DDGS, gestionnaire administratif et financier. Il/Elle assiste la DDGS de Polytech Paris-Saclay dans ses missions dans des domaines variés.

Missions principales de l’agent :

  • Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
  • Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
  • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
  • Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction
  • Préparer, organiser ou participer à des réunions. Réaliser un compte-rendu
  • Participer à des projets transversaux portés par la direction
  • Assurer le suivi des congés et des temps de travail de l’équipe administrative et technique
  • Participer au recensement des opérations collectives de gestion RH et en faire le suivi
  • Participer au suivi des contrats de travail pour l’école
  • Centraliser la mise en place d’accords de collaborations et conventions avec nos partenaires en assurant le suivi et le lien avec les autres pôles
  • Transmettre les informations pratiques sur les procédures financières et comptables, sur l’évolution de la législation et ses conséquences sur les modalités d’applications dans la composante
  • Établir, à partir du système d’information financier – SIFAC, les états et bilans comptables et financiers et les tableaux de bord
  • Gestion des dossiers de tutorat étudiants (constitution des dossiers de recrutement, suivi du paiement, etc.)
  • Participer à l'organisation des élections aux instances représentatives de l'école
  • Participer à l'organisation et à la logistique des événements (manifestations, rendez-vous)
  • Gérer l'organisation, l'archivage et le classement documentaire

Missions secondaires :

  • Réaliser des actes des gestion sur SIFAC
  • Participer aux actions pour le recrutement de nos élèves sur le cycle préparatoire, le cycle ingénieur et l’apprentissage
  • Participer à la préparation et l’organisation des différentes manifestations de l’école : Cérémonie de remise des diplômes, Journées portes ouvertes, préparation des documentations de l’école pour les salons, forum, JPO,…

Profil

Connaissance, savoir :

  • Connaissance en droit du travail et droit administratif
  • Connaissance des statuts, règlementations et procédures de gestion des personnels de la fonction publique
  • Connaissance des finances publiques
  • Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
  • Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires

Savoir-faire :

  • Rechercher de l’information, la vérifier et la classer
  • Capacité à s’investir dans des projets
  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Savoir rendre compte
  • Communiquer et faire preuve de pédagogie
  • Mettre en œuvre des procédures et des règles
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (dont SIFAC)
  • Participer à la mise en œuvre d’une démarche qualité

Savoir-être :

  • Avoir le sens des contacts, le sens de l’écoute et être diplomate
  • Capacités à organiser son travail, hiérarchiser et gérer les priorités
  • Savoir travailler en mode collaboratif avec d’autres services et entités et coordonner des procédures
  • Sens de la confidentialité, de la disponibilité et de la discrétion
  • Polyvalence et capacité d’adaptation
  • Aptitude à travailler en équipe et avec différents interlocuteurs
  • Grande disponibilité afin de faire face aux situations d’urgence

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Localité : Essonne

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