Assistant de direction F/H

UNIVERSITE DE BORDEAUX  |  Titulaire

En Bref

  • Lieu de travail : VILLENAVE D ORNON
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 09/09/2021
  • Valable jusqu'au : 09/11/2021
  • Code postal : 33140
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Au cœur de la première région productrice de grands vins dans le Monde, l'Institut des Sciences de la Vigne et du Vin de l'Université de Bordeaux, est un pôle pluridisciplinaire et international de recherche, d'enseignement supérieur et de développement pour relever les défis de l'industrie du vin de demain.

L'Institut des Sciences de la Vigne et du Vin regroupe l'ensemble des équipes de la recherche, de la formation et du transfert de technologie du domaine vitivinicole de multiples partenaires sur le site bordelais.

Poste

L’assistant(e) de direction de l’Institut des Sciences de la Vigne et du Vin placé(e) sous l’autorité de la responsable administrative et financière est chargé(e) de l’ensemble du secrétariat de l’équipe de direction de la structure. L'assistant(e) de direction est le référent RH de la structure.

Activités essentielles :

  • Assurer le secrétariat de direction de l’ISVV
  • Analyser et gérer les demandes d'information
  • Traiter et diffuser les informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'Institut
  • Gérer la confidentialité des informations et des données
  • Préparer les documents du Conseil de l’ISVV
  • Rédiger des compte-rendu
  • Mettre en ligne documents, rapports, compte-rendu  sur l’espace collaboratif de travail de l’Institut
  • Gérer l'ensemble des dossiers des chargés d'enseignement vacataires (CEV) pour la formation initiale et continue ; assurer le suivi dans e-vacataire, saisir les répartitions dans SGSE en lien avec les responsables pédagogiques, la directrice-adjointe en charge des formations et la RAF
  • Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
  • Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,...), les reproduire et les diffuser
  • Participer à la communication générale de l’Institut
  • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière...)
  • Gestion des plannings
  • Classer et archiver les documents et informations
  • Participer aux opérations de logistique de l’Institut (réunion, séminaire, colloque), assister les personnels et les équipes


Activités associées :

  • Travailler en transversalité avec tous les services de l'Institut
  • Participer aux campagnes d'admission et inscriptions administratives
  • Participer à la campagne de collecte de la taxe d'apprentissage

Collaboration étroite avec l’équipe de Direction et l'ensemble des services de l’ISVV.

Relations régulières avec les pôles et directions de l'Université de Bordeaux, les établissements partenaires et le monde professionnel 

Profil

Savoirs :

  • Connaître les techniques de gestion administrative et de secrétariat
  • Connaître les techniques et règles de classement et d'archivage
  • Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
  • Maîtriser les techniques de communication orale et écrite
  • Maîtriser les outils bureautiques (word, excel, power point)
  • Connaitre e-vacataires et SGSE
  • Planifier son activité
  • Informer, rendre compte
  • Connaître l’organisation, le fonctionnement de l’Université de Bordeaux et des établissements et organismes partenaires 


Savoir-faire :

  • Savoir travailler en équipe et en relation partenariale 


Savoir-être :

  • Posséder d’excellentes aptitudes relationnelles
  • Etre attentif aux relations avec les professionnels et les établissements partenaires 

Informations
employeur

Poste prioritairement pour les titulaires de catégorie C de la fonction publique

 

CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 8 octobre 2021 à  :

recrutement@u-bordeaux.fr

 

Rémunération indiciaire + IFSE socle C2

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Domaine/Métier : Directeur des affaires générales, Secrétaire de mairie, Assistant de direction, Assistant administratif, Agent de gestion administrative, Chargé d'accueil, Assistant de direction
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