Assistant de direction F/H

SORBONNE UNIVERSITE  |  Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : PARIS
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 16/04/2021
  • Salaire : Non communiqué
  • Référence : 8141

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté de Médecine • https://medecine.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :
L’Institut Universitaire de Cancérologie (IUC) est une structure créée en 2012 par le Pr Serge Uzan qui regroupe des acteurs de soins, de recherche et d’enseignement pluri-disciplinaires avec plateaux techniques modernes permettant de se mobiliser pour la lutte contre le cancer.

L’Institut Universitaire de Cancérologie renforce les liens entre l’ensemble des structures de soins, de recherche et d’enseignement et leur apporte une plus grande visibilité.

Localisation :
Faculté de Médecine
91 Bd de l’Hôpital - 75013 Paris

 

Poste

Missions :

Fonctions : Assistant de direction F/H (réf.8141)
Catégorie :
Corps : Technicien-ne de recherche et de formation                          
BAP : J                                               

CDD de 12 mois.

Mission :
Le/la technicien-ne en gestion administrative a pour mission d’assister au quotidien le Pr Uzan (au titre de ses fonctions de Conseiller spécial auprès du Président de Sorbonne Université, Vice-Président du Conseil National de l’Ordre des Médecins, Président du Comité de pilotage de la Recertification des Médecins et Président du Conseil d’Orientation Stratégique de l’IUC) mais aura également pour mission :

  • Secrétariat auprès du Pr Gligorov et du Dr Ndiaye-Guèye
  • Secrétariat pédagogique des enseignements développés par l’IUC (UE de Médecine personnalisée en cancérologie, congrès…)
  • Secrétariat des réponses aux appels à projets
  • Secrétariat relations avec l’Université des Patients
  • Gestion des relations avec les fournisseurs et saisie des bons de commande dans Sifac
  • Renfort sur la mission de Recertification des médecins
  • Interface Faculté de Médecine / Ordre des Médecins
  • Renfort sur la préparation du projet de l’IUH de simulation de crises et d’attentats
  • Missions annexes fixées par le Doyen

Activités principales :

  • Tenues d’agendas en priorisant les demandes et préparer l’ensemble des documents nécessaires
  • Mettre en forme et éditer divers courriers et comptes rendus
  • Organiser des réunions de travail et établir des comptes rendus
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en intégrant les priorités dans la gestion quotidienne et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
  • Assurer le relais des informations internes ou externes
  • Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans
  • Mettre à disposition les données et informations sous une forme facilitant leur appropriation
  • Participer à l’instruction de dossiers
  • Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure

Encadrement : Non       

Profil

Connaissances :

  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

Compétences :
Savoir-faire :

  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe 
  • Savoir rendre compte 
  • Mettre en œuvre des procédures et des règles 
  • Travailler en équipe 
  • Maitriser des logiciels de bureautique (Word, Excel et Outlook)
  • Informer et rendre compte à sa hiérarchie
  • Capacité à interagir avec les interlocuteurs internes et externes
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
  • Capacité à hiérarchiser et à prioriser les urgences

Savoir être :

  • Autonomie, méthode et rigueur
  • Sens de l’organisation et de la coordination
  • Aptitude à travailler en équipe
  • Disponibilité, discrétion et confidentialité
  • Sens du contact et des relations humaines
  • Confidentialité
  • Polyvalence et capacité d’adaptation

Informations
employeur

CDD de 12 mois.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : medecine-DRH-recrutement@sorbonne-universite.fr

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