ASSISTANT DE DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES F/H

Fosses, Ville de 10 000 habitants située à trente kilomètres au Nord-Est de Paris et au porte du Parc Naturel régional Oise pays de France, bénéficie de tous les attraits et charmes d’une ville à la campagne. Arborée de champs et de bois et profitant de tous les services publics de proximité, avec un peu moins de 200 collaborateurs, la collectivité et le Centre Communal d’Action Social, répondent aux besoins des administrés.

Service : Direction des Services Techniques 
Intitulé du Poste : Assistant(e) de direction 
Statut : Catégorie C        
Responsable Hiérarchique : Directeur des services techniques N+1)
                Directrice Générale des Services (N+2)
 

Missions :

1 / Lien avec les usagers :

• Suivi des réponses aux courriers et aux mails des habitants (suivi chrono poste, travail en lien avec les responsables pour répondre aux besoins des habitants) ;
• Secrétariat de l’élu de secteur (prise de rendezvous, gestion du suivi des parapheurs, etc.) ;
• Enregistrement des demandes des usagers :

• Reformuler la demande des usagers (habitants, services)
• Enregistrer la demande dans le fichier GUP
• Transmettre la demande au responsable concerné en cas d’urgence
• Alerter les techniciens lorsque le nombre de GUP non traité est anormalement élevé.

2 / Suivi des actes administratifs de la direction :

• Traitement des demandes d’arrêtés en lien avec le technicien (publication sur logiciel + envoi aux partenaires) ;
• Traitement des demandes de DICT en lien avec le technicien ;
• Traitement des délibérations de la direction ;
• Suivi du chrono des arrêtés et des DICT ;

3 / Gestion de l’activité de la direction :

• Réalisation des plannings des services (régie bâtiment, maintenance bâtiment, Espaces Verts) ;
• Suivi de la gestion administrative du personnel du CTM :

• Réalisation du planning des présences
• Envoie des primes d’insalubrité au service des Ressources Humaines

• Mise à jour du chrono de suivi des commissions urbanisme et travaux.

4 / Gestion financière :

• Réalisation des bons de commande pour les dépenses (fonctionnement et investissement) ;
• Gestion de l’état budgétaire de la direction (pourcentage de réalisation par ligne, reliquats des engagements, factures annulées en attente d’avoir, etc.) ;
• Enregistrement et suivi financier des marchés publics de la Direction des Services Techniques sur le logiciel CIRIL ;
• Suivi et gestion des problèmes de facturation/réclamation des entreprises en lien avec les responsables des services ;
• Suivi des subventions (élaboration des dossiers, suivi des versements, etc.) :
• Aide auprès des responsables du CIM (choix des imputations, formation CIRIL, etc.).

5 / Gestion administrative des syndicats PIR et SIFOMA en lien avec le directeur délégué aux finances e aux moyens :

• Elaboration des pièces administratives nécessaires à la tenue des conseils syndicaux (ordre du jour, délibération, note de synthèse, compterendu, rapport d’activité, etc.) ;
• Convocation des élus aux conseils syndicaux ;
• Présence aux conseils syndicaux 4 à 5 fois par an.

Qualités professionnelles et personnelles :

• Rigueur et autonomie dans le travail ;
• Sens de l’organisation ;
• Sens du relationnel et de la communication ;
• Aisance rédactionnelle.

Exigences spécifiques :

• Polyvalence et connaissance des actions des Services Techniques ;
• Diplomatie ;
• Ponctualité et assiduité ;
• Présences en soirée 4 à 5 fois par an pour les conseils syndicaux.

Profil :

• Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales ;
• Connaissances des missions dévolues aux Services Techniques ;
• Maitrise de l’outil informatique (pack office) ;
• Gestion du logiciel CIRIL Finances.