ASSISTANT ADMINISTRATIF / ASSISTANTE ADMINISTRATIVE H/F

A moins de 20km de Paris, la Ville offre de nombreuses facilités d’accès : Par le train avec les Lignes E (Haussman St Lazare) et P (Gare de l’est), et la Francilienne qui permet de rejoindre rapidement les autoroutes A4 et A1.

Chelles, 2ème ville de Seine-et-Marne avec plus de 54 000 habitants

 Dotée d’un cadre environnemental composé de 40% d’espaces verts et naturels

Au cœur d’une agglomération de plus de 225 000 habitants.

Collectivité de près de 1000 agents.

Emploi à temps complet - Catégorie C

Formation en secrétariat – Niveau BAC ou équivalent

Première expérience souhaitée

MISSIONS
Sous l’autorité de la responsable du pôle administratif, l’agent(e) assure la gestion administrative de la direction de la Police Municipale.

Accueil téléphonique et physique

● Organisation de réunions, de rendez-vous, suivi de l’agenda du Directeur

● Collaboration au reporting sur les missions de la Direction

● Correspondant de la direction auprès de la direction financière et de la commande publique

● Aide au suivi budgétaire, établissement des bons de commande et suivi des marchés publics du service

● Suivi de l’ensemble du circuit des courriers entrant / sortant pour la Police Municipale ; réponse à partir du logiciel Elise ; suivi des délais de réponse et relance des responsables de services si nécessaire

● Rédaction et mise en forme de l’ensemble des courriers en collaboration avec les 2 agents administratifs à partir des informations techniques fournies par chaque responsable de service

● Coordination avec les autres services administratifs de la ville et la Direction Générale des Services pour le suivi Elise

● Mise en forme et édition de documents, rapports et supports de communication divers

● Organisation matérielle des réunions de service et élargies et rédaction de comptes rendus

● Organisation et gestion du classement des dossiers de la direction

● Planification des entretiens d’évaluations et suivi des circuits des comptes rendus d’entretiens du pôle administratif

● Suivi des dossiers Agent PM

● Suivi des heures mensuelles des agents non titulaires

● Elaboration des arrêtés municipaux.

PROFIL

Bonne connaissance des services municipaux

● Connaissance des écrits administratifs et des procédures administratives

●  Connaissance de base du statut de la fonction publique territoriale

● Maîtrise de l’outil informatique

● Maîtrise des techniques de prise de notes

● Maîtrise de l’orthographe

● Capacités rédactionnelles

● Capacité à prioriser et notamment à hiérarchiser selon leur degré d’importance les doléances en collaboration avec le DPM

● Sens du service public

● Confidentialité et discrétion

● Bonne élocution, bonne présentation

● Aptitude et goût pour le management, capacité de négociation et de médiation ; capacité à fédérer et dynamiser une équipe

● Aptitude au dialogue et à l’écoute, savoir doser souplesse et fermeté, maîtrise de soi

● Adaptabilité, polyvalence sur l’ensemble des missions du pôle administratif

● Capacité d’organisation, rigueur administrative et auto contrôle

● Capacité d’autonomie et prise d’initiatives

● Aptitude au travail en équipe

● Capacité à rendre compte.

RÉMUNÉRATION

Statutaire - Régime indemnitaire – 13ème mois – ASCP et CNAS