Agent polyvalent état civil - H/F - Élections
VILLE DE VERSAILLES | Titulaire, Contractuel
En Bref
- Lieu de travail : VERSAILLES
- Catégorie : C
- Date de publication : 18/09/2024
- Valable jusqu'au : 28/10/2024
- Code postal : 78000
- Salaire : Non communiqué
Employeur
Versailles est une ville dynamique et attractive où il y fait bon vivre, se divertir, se cultiver, étudier et travailler.
Fière de son histoire et de son patrimoine, Versailles s’inscrit néanmoins dans l’avenir avec de nombreux projets orientés vers le progrès et la modernité.
Avec près de 140 métiers, la collectivité recrute environ 200 personnes par an par voie statutaire ou contractuelle, dans des domaines d’activités variés (urbanisme-architecture, espaces verts, affaires culturelles, éducation-petite enfance, sécurité, services techniques …).
Rejoindre les services de la Ville, c’est travailler pour une population de 86 000 habitants sur un territoire de 2618 hectares dont 1275 d'espaces verts : un mariage harmonieux entre ville et nature. Ce cadre privilégié s’articule en 8 quartiers et un maillage de services publics de proximité où 1800 agents travaillent quotidiennement à rendre un service public de qualité au plus proche des citoyens.
Rejoignez-nous !
Poste
Participer à la gestion globale du service état civil par l’accomplissement de l’ensemble des différentes activités.
Gérer la liste électorale et organiser les scrutins.
Etat Civil :
- Traiter les jugements reçus (adoption, rectification administrative, changement de régime matrimonial…) ainsi que les mentions
- Traiter les dossiers de PACS (conclusions, dissolutions, modifications)
- Traiter les demandes de changements de nom, prénom.
- Établissement et mise à jour des livrets de famille et duplicatas.
- Délivrer les copies d’actes d’état civil (édition et signature des demandes faites par courrier, internet).
- Traitement des demandes COMEDEC et internet.
- Informer les usagers sur les démarches (suite à une naissance...)
- Traiter toutes les missions déléguées à l’État Civil.
Prise en charge des dossiers de mariage :
- Identifier les conditions et les formalités utiles à la validité d’un mariage
- Apprécier les actes d’état civil présentés (selon les pays)
- Établir et afficher la publication du mariage
- Préparer le dossier pour la célébration (interpellation et articles du Code civil, livret de famille, avis de mention)
- Assister l’élu pour la célébration (en semaine et le samedi).
- Tenir le registre des mariages
Tenue des statistiques :
- Alimenter les tableaux statistiques (mensuels)
Gestion du courrier :
- Traiter le courrier état civil : demandes d’actes (par courrier, internet ou COMEDEC), livrets de familles…
- Mettre sous plis les courriers
Missions ponctuelles
- Toute tâche qui s’avère nécessaire à la continuité du service public.
- Participer à la gestion de la liste électorale et à l’organisation des scrutins.
- Polyvalence inter services au niveau de la Direction de l’État Civil et des Affaires Générales.
- Assurer des permanences aux décès-concessions le samedi matin.
Gestion de la liste électorale en conformité avec les textes règlementaires :
- Créer, compléter et instruire les demandes d’inscriptions sur la liste électorale avant leur validation : conformité des pièces justificatives, saisie du dossier,
- Envoyer les notifications d’acceptation ou de refus d’inscription,
- Suivre les compléments de dossiers,
- Traiter les changements d’adresse sur la commune, les inscriptions d’office, les radiations d’office (décès, perte d’attache avec la commune, perte de la nationalité),
- Classer les dossiers en vue des réunions de la commission de contrôle.
Préparation des scrutins :
- Traiter les procurations de vote : enregistrement, relecture et classement
- Préparer les urnes et les documents nécessaires au bon déroulement du scrutin et du dépouillement
- Traiter les cartes électorales en retour : mise à jour, relecture et classement
- Assurer une permanence téléphonique le jour du scrutin et participer à la soirée électorale (contrôle des PV, feuilles de dépouillement…)
Appartenance à un ou des groupes de travail : En fonction des besoins et des projets en cours.
Profil
Formation :
- Niveau IV – Baccalauréat (ou niveau baccalauréat)
- Un temps est à prévoir pour la formation interne sur l’ensemble des missions du poste. Une formation en externe peut bien-sûr être envisagée.
- Peuvent être prévues des formations de perfectionnement tout au long de la carrière, à l’initiative de l’agent ou du responsable de service.
Expérience :
Expérience sur un poste similaire fortement souhaitée.
Savoir-faire :
- Polyvalence complète sur tous les postes de l’État Civil.
- Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes
- Accueillir (disponibilité et diplomatie vis-à-vis de l’usager : appels téléphoniques notamment)
- Appliquer les normes, procédures et règles
- Rendre compte
Savoir-être :
- Sens relationnel
- Capacité d’adaptation (évolution du poste, textes, procédures, outils informatiques) / flexibilité
- Sens du travail en équipe
- Ponctualité
- Rigueur
- Capacité d’écoute
- Sens de la pédagogie
Cycle de travail :
Pose à 38h/ semaine. Nombre de jours de congés 25 jours de congés, 18 RTT et 2 jours de fractionnement sous condition
Avantages :
- Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance
- Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%
- Possibilité d’adhérer à la Caisse d’Entraide (prestations sociales et loisirs)
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Domaine/Métier :
Assistant administratif, Officier d'état-civil
Localité :
Yvelines