Adjoint du responsable du service des études et de la formation, chargé du pôle « Licence Droit » H/F

Mission de la structure (service) d’accueil :

Au sein du Service des Études et de la Formation, le pôle « Licences Droit » a en charge le suivi pédagogique et administratif de 1800 étudiants·es inscrits·es en Licence, depuis l’inscription pédagogique jusqu’à la délivrance du diplôme. Ce pôle a en charge le suivi des étudiants·es inscrits·es dans les diplômes d’Université (DU) adossés à la Licence, ainsi que les Licences double-diplôme (LDD) et les parcours « Accès Santé » coordonnées avec d’autres composantes de l’université Paris-Saclay.

Les étudiants·es de Licence sont répartis es dans les 23 parcours de Licence (y compris LDD, DU) et les 3 parcours « accès santé ».

Le personnel administratif de ce pôle travaille en collaboration avec les différents pôles du SEF, les services de l’UFR Droit Économie Management (Faculté Jean Monnet), en particulier le service d’Accueil et Vie Étudiante (SAVE), le Service des Relations avec les Équipes Pédagogiques (SREP), le département des langues, le service des relations internationales, ainsi que le corps enseignant.

Activités principales de l’agent·e :

L’agent·e assure auprès du responsable de service la coordination et le suivi des actes de gestion administratifs et pédagogiques.

Pour assurer ses missions, il/elle coordonne, encadre et évalue les missions des agents·es qui composent le pôle « Licence Droit » :

• Coordination d’une équipe de 4 agents·es, installés·es sur 2 sites : Sceaux et Orsay ;
• Soutien aux agents·es encadrés·es pour le suivi administratif et pédagogique des étudiants·es, sur les 2 sites ;
• Instruction des dossiers en vérifiant la régularité juridique et administrative ;
• Gestion de l’accueil et du suivi des étudiants·es inscrits·es dans les parcours de Licence, pour les inscriptions pédagogiques, les cours et les groupes de travaux dirigés, ainsi que les résultats et la diplomation ;
• Veille sur les jurys de délibération (Copernic) ;
• Préparation des délibérations avec les enseignants·es, responsables de formation ;
• Gestion du recrutement, de l’accueil et du suivi des étudiants·es réorientés·es à l’issue du semestre 1 de Licence 1 ;
• Sélection et diffusion de l'information en interne et en externe au pôle.

Connaissance, savoir :

• Connaissance générale de l’enseignement supérieur et de la structuration universitaire ;
• Connaissance générale de l’offre de formation LMD ;
• Utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Messagerie électronique…) ;
• Très bonnes connaissances du système d’information de gestion des étudiants·es (Apogée) ;
• Connaissance de la plateforme Moodle « e-Campus » ;
• Connaissance de la plateforme de gestion des conventions de stage « Pstage ».

Savoir-faire :

• Savoir coordonner les activités d’une équipe d’agents·es ;
• Appliquer et faire appliquer la réglementation ;
• Savoir accueillir, informer et orienter les usagers et les personnels de la structure ;
• Savoir restituer et transmettre l’information ;
• Trier, hiérarchiser et classer ;
• Savoir travailler en équipe ;
• Gérer la confidentialité ;
• Partager l’information, communiquer et faire preuve de pédagogie ;
• Maitriser les techniques d'élaboration de documents ;
• Hiérarchiser les priorités ;
• Rédiger des documents d’information et de communication ;
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée ;
• Participation à la définition des procédures de gestion et à leur mise en œuvre ;
• Réalisation des entretiens professionnels, le cas échéant, entretiens de recadrage des agents·es ;
• Formation et accompagnement au changement des agents·es du pôle, avec présence régulière sur les 2 sites ;
• Vision fine des parcours et des formations gérées par le pôle, force de proposition et de conseil auprès de sa hiérarchie et des enseignants·es responsables ;
• Prise en charge des cas particuliers ou des situations difficiles des étudiants·es.

Savoir-être :

• Être disponible, dynamique et à l’écoute des interlocuteurs·trices ;
• Être réactif·ve ;
• Conduire le changement avec les équipes d’agents·es encadrés·es ;
• Être autonome ;
• Faire preuve d’une bonne capacité d’adaptation ;
• Avoir le sens de l’organisation ;
• Avoir le sens relationnel et de la diplomatie.