Adjoint Administratif H/F

UNIVERSITE PARIS SACLAY  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Essonne
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 30/06/2020
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Poste

Missions :

Fonction : Adjoint Administratif
Métier ou emploi type* : Adjoint-e en gestion administrative J5X41
* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE
Fiche descriptive du poste
Catégorie : C
Corps : ATRF
BAP : J
Affectation
Administrative : Université Paris Saclay – Faculté des Sciences – Service Technique Immobilier et Logistique
Géographique : Bâtiment 309- allée des Découvertes/rue du Doyen Perrin- 91405 ORSAY cedex- Campus d’Orsay vallée
Missions
Mission du service:
Le service technique de la Faculté des Sciences (composante de l’Université Paris Saclay) situé au bâtiment 309 ainsi qu’au bâtiment 308  a pour vocation de répondre aux demandes des laboratoires et des services du site en matière de travaux, d’entretien, de maintenance et de réparation immobilière, d’améliorer et d’assurer le bon fonctionnement des bâtiments et de maintenir en bon état l’existant en pratiquant une maintenance préventive et curative des  300 000m² de surfaces bâties ainsi que les infrastructures extérieures  répartis sur le Campus de Bures Orsay Gif (120 bâtiments).

Positionnement hiérarchique :
L’assistante administrative du Service travaille en collaboration directe avec le responsable, son adjoint et l’assistante financière.

Missions principales de l’agent :
Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
Retranscrire des informations orales à l'écrit
Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
Participer à l’élaboration et au lancement d'appels d'offres et au suivi des candidatures
Etablir et saisir des dossiers de candidature de l'entreprise à un appel d'offres et s'occuper du suivi
Tenir à jour les outils de suivi d'activité de la structure à l'aide d'échéanciers, de tableaux de bord, ...
Planifier les réunions du groupe projet ou du service et composer les comptes rendus
Informer les commanditaires, les clients sur l'avancée de leur dossier et faire suivre les documents afférents
Effectuer la saisie et la mise en forme des documents, les faire suivre et les archiver
Organiser les prêts de badges, clés, archives aux divers intervenants internes et externes sur le site
Effectuer l'indexation, le classement et l'archivage de documents
Mener des recherches documentaires et les faire suivre ou les utiliser

 

Profil

Compétences attendues

Connaissance, savoir :
Accueillir et prendre des messages
Enregistrer et classer les documents
Rédiger des rapports, des comptes rendus
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (applications et outils de l’intranet de l’université, Abyla)
Utiliser les outils bureautiques
Environnement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Techniques de communication
Code des marchés publics
Méthodes de classement et d'archivage
________________________________________
Savoir-faire :
Savoir travailler en équipe
Savoir rendre compte
________________________________________
Savoir-être :
Sens de l'organisation
Réactivité
Sens relationnel
________________________________________
Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc…) : sans objet
Encadrement : NON                                       Nb agents encadrés par catégorie : …A - …B – …C
Conduite de projet : NON

 

Informations
employeur

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par mail  à : eric.hermitte@universite-paris-saclay.fr  et    emmanuel.maciel@universite-paris-saclay.fr

Date limite de candidature : 30/09/2020

Date de prise de fonction :  01/11/2020

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Domaine/Métier : Directeur des affaires générales, Secrétaire de mairie, Assistant de direction, Assistant administratif, Agent de gestion administrative, Chargé d'accueil
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