Adjoint à la responsable pédagogique de composante F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions 

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie 

Polytech Sorbonne est l’école d’ingénieurs interne à Sorbonne Université. Elle délivre 8 diplômes d’ingénieur accrédités après avis de la Commission des Titres d’Ingénieurs (CTI) dans les domaines de la chimie des matériaux, de l’électronique-informatique, du génie mécanique, de la robotique, des sciences de la Terre, des mathématiques appliquées et de l’agroalimentaire.

L’école accueille plus de 900 élèves dont 350 sous statut d’apprenti.

Composé de 5 gestionnaires et d’une responsable de pôle, le Pôle Pédagogique assure au quotidien la gestion administrative liée à la scolarité des élèves. Les missions du pôle couvrent le recrutement et l’inscription des élèves, l’élaboration des emplois du temps, l’organisation des examens et jurys, le suivi des stages… Les gestionnaires pédagogiques sont en charge d’une ou de deux spécialités et sont à même d’intervenir sur les autres spécialités en cas de besoin.

Localisation :

Campus Pierre et Marie Curie – Bâtiment Esclangon (3ème étage) – BC 135 – 4 place Jussieu 75252 Paris Cedex 05

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Compréhension des enjeux de l’enseignement supérieur et la politique de Sorbonne Université en matière de formation
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Compréhension et expression écrite et orale de l’anglais souhaitée

Savoir-faire requis :

• Coordonner et animer une structure et encadrer une équipe
• Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans les domaines de la scolarité (gestion administrative et pédagogique), les appliquer et les faire appliquer
• Utiliser les outils informatiques (poste de travail, messagerie électronique, bases de données, etc.)
• Maîtriser les logiciels de bureautique : Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint)
• Élaborer et rédiger des comptes rendus, des notes d’informations techniques ou réglementaires de manière synthétique
• Planifier ses activités et s’organiser en tenant compte des contraintes et des échéances
• Gérer les priorités et hiérarchiser les tâches
• Rechercher, traiter, exploiter et classer les informations
• Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service
• Accueillir les populations concernées
• S'exprimer de façon claire et concise

Savoir-faire spécifique au poste :

• Savoir s’approprier et maîtriser différents logiciels de gestions propres à l’école et à l’université : un logiciel de scolarité (absences, notes) et de planification (salles et emplois du temps), un logiciel pour la gestion des stages des étudiants, un outil d’enquêtes en ligne ; les logiciels utilisés seront amenés à évoluer dans le temps
• Travailler en équipe et en collaboration avec le pôle pédagogique et la responsable
• Informer et rendre compte
• Mettre en œuvre les décisions de la direction
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Connaissance des étapes d’une démarche qualité et de méthodologie de rédaction de procédures

Savoir être :

• Rigueur, organisation, réactivité, dynamisme, esprit d’équipe, adaptabilité, confidentialité
• Autonomie, prise d’initiatives
• Favoriser le travail en équipe
• Avoir des qualités relationnelles, écoute, disponibilité, discrétion, adaptabilité
• Avoir le sens du service public