Technicien en gestion administrative H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de l’administration du laboratoire et plus particulièrement dans le pôle gestion administrative, assurer l’assistance administrative des équipes de recherche et en particulier les missions des visiteurs·es extérieurs·es et le soutien logistique à l’organisation de manifestations (conférences, séminaires…).

Missions principales de l’agent·e :

• Effectuer la gestion administrative et logistique des déplacements professionnels des personnels de l’unité et des invités·es (visiteurs·es scientifiques étrangers·ères, intervenants·es pour les séminaires, colloques ou jurys de thèse …)
• Assurer l’organisation et le soutien logistique de manifestations nationales et internationales (conférences, séminaires, colloques)
• Assurer le suivi budgétaire des évènements en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Gérer les calendriers et contrôler les échéances
• Établir et liquider les états de frais des missionnaires invités·es
• Alimenter et mettre à jour la base des publications scientifiques du laboratoire
• Interagir et négocier avec les fournisseurs·es et les sous-traitants·es
• Interagir et répondre aux demandes d’informations des autres services et des partenaires extérieurs

Connaissances, savoirs :

• Connaissance des modes de fonctionnement des administrations publiques
• Connaissance générale des règlementations et techniques de la gestion administrative, comptable et financière de la fonction publique, notamment concernant les missions
• Avoir une connaissance de l’organisation de la recherche scientifique
• Maitriser la langue anglaise niveau B1

Savoir-faire (Compétences opérationnelles) :

• Maitriser les techniques et outils de bureautique : traitements de texte, tableurs, bases de données
• Savoir rédiger des messages, documents et courriers administratifs en français et en anglais
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (des formations internes seront proposées) : ESR MISSIONS, SIFAC, GESLAB
• Savoir hiérarchiser et organiser ses activités en tenant compte des contraintes et des échéances, respecter les délais
• Mettre en œuvre des procédures et des règles

Savoir-être (Compétences relationnelles & comportementales) :

• Avoir le sens de l’organisation
• Savoir travailler en équipe
• Savoir rendre compte de son activité
• Respecter la confidentialité