Secrétaire pédagogique H/F

UNIVERSITE PARIS 8  |  Titulaire, Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : Seine-Saint-Denis
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 17/09/2021
  • Valable jusqu'au : 17/11/2021
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Depuis sa création comme Centre expérimental à Vincennes en 1968 puis son implantation à Saint-Denis en 1980, l’université Paris 8 est aujourd’hui un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques chiffres : 23 935 étudiants, 11 UFR, 5 instituts (dont 2 IUT), 4 écoles doctorales et 6 domaines de formation

Contexte et environnement de travail :

Effectifs de l’UFR « Culture et communication » et positionnement de l’agent(e) au sein de la structure :

- 933 étudiants

- 9 diplômes [1 licence, 2 licences professionnelles, 3 parcours de M1, 5 parcours de M2],

- 34 enseignants titulaires (6 professeurs, 17 maîtres de conférences, 5 PRAG et PRCE, 3 ATER, 3 PAST)

- Une centaine de chargés de cours et conférenciers

- 7 membres du personnel administratif : 1 poste de catégorie A, 4 postes de catégorie B, 1 poste de catégorie C et 1 poste de contractuel de catégorie C

 

Relations avec les autres structures de l’université :

- Service des étudiants étrangers

- Service des transferts

- Service des inscriptions

- Scolarité centrale (dates et règles)

- Service des bourses

- Bureau des diplômes

- Service des relations internationales (étudiants en mobilité)

- Service de la reprographie (documents pédagogiques des enseignants)

- Autres UFR, en particulier langue et BAPN

 

Relations avec l’extérieur :

- Entreprises (stages, contrats)

Poste

Accueil des étudiants, des enseignants et des enseignants-chercheurs. Gestion administrative des dossiers de candidature. Gestion administrative des dossiers des étudiants inscrits. Participation à la gestion administrative de l’UFR

 

Accueil des étudiants, des enseignants et des enseignants-chercheurs

- Accueil physique et téléphonique

- Traitement du courrier et de la messagerie

- Accueil et suivi des étudiants en mobilité étudiante sortante et entrante (programmes ERASMUS, CRÉPUQ et MICEFA)

 

Gestion administrative des dossiers de candidature

- Utilisation des applications dédiées (E-Candidat, Campus France, Apogée)

- Vérification de la conformité des dossiers, envoi des réponses

- Organisation et participation aux Commissions d’admission

- Suivi des dossiers de candidatures, en accord avec la règlementation

- Prévention des litiges avec les candidats

 

Gestion administrative des dossiers des étudiants inscrits

- À l’aide du logiciel de gestion des étudiants (APOGEE), suivi de la scolarité des étudiants inscrits : inscriptions pédagogiques, assistance à la saisie des notes, lancement des calculs, préparation des jurys, délivrance des relevés de notes et des attestations de réussite

- Suivi des procédures pour la délivrance des diplômes définitifs
- Gestion des candidatures de mobilité étudiante sortante et entrante (programmes ERASMUS, CRÉPUQ, MICEFA, autres)
- Établissement des conventions de stages, réception des rapports, organisation des soutenances
- Organisation des soutenances, réception des mémoires

- Suivi des relations avec les entreprises (stages, contrats de professionnalisation, etc.)

Participation à la gestion administrative de l’UFR

- Création et mise à jour du planning des enseignements

- Création et mise à jour du plan de mise à disposition des salles

- Suivi des statistiques

- Participation aux réunions de service

 

Préparation des forums de pré‑rentrée et des réunions pédagogiques

Profil

Connaissances requises

Connaissances juridiques : de base

Connaissances administratives : règles de l’administration publique

Connaissances informatiques : bureautique (progiciels de gestion : un atout)

Connaissances du fonctionnement d’une université

Connaissances du milieu de la culture, des médias et de la communication : un atout

Aptitudes relationnelles

Compétences professionnelles

Niveau de diplôme exigé pour le recrutement externe : Bac

Formations et expériences professionnelles souhaitables : Informatique, Word et Excel, la connaissance de l’environnement Mac et d’Open Office serait un plus

Langues étrangères

Spécificités :

La personne assure ses fonctions en équipe ; en cas d’absence, elle peut être amenée à suppléer, assurant ainsi la continuité du service.

Ouverture au public

Fermé les mercredis et vendredis après-midi.

Informations
employeur

Merci d'adresser un CV et une lettre de motivation par mail aux contacts suivants :

- Aurore Gédin, Responsable Administrative et Financière de l'UFR Culture Communication : raf-ufrcc@univ-paris8.fr

- Sylvie Mazinghien, Chargée de recrutement : drh.recrutement@univ-paris8.fr

Date limite de candidature : le 10 octobre 2021

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