Assistant de direction F/H

L'université d'Orléans, située dans la ville historique d'Orléans, est un établissement d'enseignement supérieur public offrant une large gamme de formations dans divers domaines académiques. Avec son campus principal au Château de la Source, l'université se distingue par son cadre verdoyant et ses installations modernes. Elle accueille des étudiants de toutes les disciplines, des sciences exactes aux lettres et sciences humaines, en passant par le droit, l'économie, et la gestion.                   

Mission

Au sein du Cabinet de la Présidence de l’université d’Orléans, vous avez pour mission d’assister au quotidien le Président et son équipe de gouvernance dans leurs missions.

Activités principales

• Assistanat du Président dans l'organisation de ses missions

- Gérer et organiser l’emploi du temps, les déplacements et assurer le suivi des dossiers ;
- Participer à la mise en place des plannings des différentes instances ;
- Préparer et suivre les réunions (convocation, rédaction de l’ordre du jour, prise de notes) ;
- Gérer les représentations au sein des différentes instances et réunions (préparation et envoi des mandats de représentation/délégation) ;
- Rédiger les documents demandés (courriers, mails, comptes rendus, rapports, etc.).

• Gestion administrative et missions transverses

- Assurer la réception et le suivi des courriers, notes, mails ainsi que la diffusion et la circulation de l'information ;
- Gérer les appels téléphoniques ;
- Assurer un appui administratif auprès du directeur de cabinet et des membres de la Gouvernance (agenda, missions, courriers, …)  ainsi que des autres assistantes du Cabinet si nécessaire (surcharge de travail, évènements de l'établissement, absences…) ;
- Garantir le classement et à l'archivage des divers documents ;
- Participer à l’organisation des séminaires d’établissement ;
- Participer aux séances de conseils et commissions (CA, CAc, CR, CFVU) pour accompagner l’assistante en charge de l’instance.

• Gestion des réunions de l'équipe de gouvernance (plénières et restreintes)

- Elaborer le calendrier des réunions ;
- Rédiger l’ordre du jour et préparer les convocations pour les réunions de l'équipe plénière ;
- Préparer les différents dossiers en lien avec les services et mettre en forme des documents destinés aux membres ;
- Assurer la logistique nécessaire à la tenue des réunions (réservation de salle, signalétique…) et garantir le bon déroulé des séances (gestion des supports de présentation, gestion des présences, …) ;
- Rédiger et diffuser le relevé de conclusion pour l’équipe plénière.

• Supervision de la partie évènementielle du Cabinet

- Superviser les activités réalisées par la secrétaire du cabinet chargée de la mise en œuvre de l’événementiel (invitations, convocations, commandes, réservation de salle, signalétique, accueil, ...) ;
- Gérer la campagne des distinctions (palmes académiques, ordre du mérite, ...).

• Soutien à l’équipe de gouvernance

- Apporter un soutien administratif à l'équipe de gouvernance (déplacements, cartes de visite...).

Formation et expérience professionnelle

• Formation Bac+2 orientée assistanat de direction / administration
• Bonne maitrise des outils bureautique et de communication

Compétences et qualités requises

• Savoir rédiger des courriers, des comptes rendus et prendre des notes
• Sens de la confidentialité, de la discrétion et de l’organisation
• Capacité à rendre compte de son activité
• Maîtriser les outils bureautiques et les technologies de l’information et de la  communication
• Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint et faire face à des situations d'urgence