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Secrétaire administratif et pédagogique F/H

SORBONNE UNIVERSITE  |  Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : PARIS
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 30/11/2020
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Au sein de Sorbonne Université, la Faculté des Sciences et Ingénierie couvre un large éventail de disciplines scientifiques.

Elle est composée de 79 laboratoires de recherche, 22 départements de formation et 6 UFR (Unité de Formation et de Recherche) en chimie, ingénierie, mathématiques, physique, sciences de la vie ainsi que Terre, Environnement et Biodiversité. Elle compte également l’École Polytechnique universitaire - Polytech Sorbonne -, l’Institut d’Astrophysique de Paris, l’Institut Henri Poincaré, trois stations marines localisées à Banyuls-sur-Mer, Roscoff et Villefranche-sur-Mer ces trois dernières ayant, avec la structure ECCE-TERRA, le statut d'observatoire des sciences de l'Univers.

Présentation de la Direction :

Le département de formation de Master Informatique fait partie de la Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université. Il est rattaché à l’UFR Ingénierie (919). La direction du département est assurée par un directeur secondé par un directeur adjoints, chargé plus spécifiquement des Études et par une responsable administrative.

Présentation du service :

Le département de Master Informatique assure la gestion pédagogique et administrative du master mention informatique. . Il accueille environ 800 étudiants répartis sur 10 parcours dont plusieurs proposent des formations en alternance ou des formations internationales. La gestion du master est assurée par une équipe de 7 secrétaires administratives et pédagogiques placées sous l’autorité de la responsable administrative du département.

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie, 4, place Jussieu 75005 Paris

 

Poste

Missions :

Fonctions : Secrétaire administratif et pédagogique (RP11)

Catégorie : B

Corps : Technicien de recherche et de formation    

BAP : J

Emploi-type : TECHNICIEN EN GESTION ADMINISTRATIVE

 

Missions :

Dans ce contexte, et sous la supervision des responsables de parcours, le.la secrétaire administrative et pédagogique gère les activités administratives et pédagogiques des formations internationales et des formations en partenariat avec les instituts de Sorbonne Université (SCAI, QICS).

Il. Elle prend également en charge les dossiers complexes des étudiants provenant des écoles d’ingénieur partenaires (Polytechnique, Mines Telecom, Telecom ParisTech, ENS, Etc.): inscriptions administratives, secrétariat pédagogique, assistance technique et logistique pour les enseignements.

 Il. Elle accueille et informe les étudiants. Il. Elle accueille, oriente et conseille les étudiants en Erasmus entrant et sortant, en lien avec l’enseignante référente.

Il. Elle participe au développement et à la communication de ces formations internationales et dialogue avec les établissements partenaires.

Il. Elle traite les demandes d’inscription en UE Isolée et les inscriptions en UE transversales (anglais, OIP, etc.). Il. Elle gère les tâches administratives transversales du département (archivage, etc.)

Pour atteindre ses objectifs-il. elle doit se coordonner avec le reste de l’équipe administrative et enseignante et les services de l’université : scolarité, relations internationale, planning, etc.

 

Activités principales :

-       Accueil et information des étudiants : site internet, mail, téléphone

-       Gestion des dossiers de candidature des étudiants (eCandidat, Campus France)

-       Gestion de l'inscription administrative des étudiants (Apogée)

-       Organisation et gestion des inscriptions pédagogiques aux UEs, en lien avec les responsables du parcours (Apogée / DBUFR)

-       Accueil, information et soutien technique et logistique aux enseignants

-       Gestion des unités d’enseignement (planning, réservation de salles, organisation des examens...) et de leurs intervenants

-       Gestion des notes, de leur saisie à la production des procès-verbaux définitifs, en utilisant les logiciels prévus à ces fins. Préparation des jurys

-       Gestion et pré-contrôle des conventions de stages. Suivi administratif et organisation des soutenances

-       Collecte, enregistrement et présentation d’informations pour le pilotage des formations, en lien avec les services de l’université

-       Participation aux évènements ponctuels du master (conférences métier, Journée Bilan, remise de diplôme, etc.).

Les activités et les formations gérées sont amenées à évoluer en fonction des outils mis à disposition et en fonction de l’évolution de l’organisation du master et des impératifs de service.

Conduite de projets : Non

Encadrement :Non

Conditions particulières d'exercice : Accepter des contraintes d’horaires et de congés en fonction de l’activité du master : semaines de congés imposées, horaires adaptés à l’accueil du public et aux périodes de fortes activités.

Profil

Connaissances transversales requises :

-       Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France

-       Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

-       Compréhension écrite et orale de l’anglais indispensable

-       Connaissance des techniques de classement et d’archivage

 

Savoir-faire :

-       Maitriser les logiciels de gestion du domaine (eCandidat, Apogée), les logiciels de bureautique (type Word, Excel) et de messagerie électronique

-       Prendre en compte les demandes de sa hiérarchie et y répondre de manière appropriée

-       Proposer des solutions pour les problématiques qui relève de sa compétence

-       Informer et rendre compte à sa hiérarchie

-       Respecter et faire respecter la règlementation

-       Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

-       Rechercher l’information, la vérifier, la partager

-       Travailler en équipe

 

Savoir-être :

-       Bon relationnel avec les usagers (étudiants), les enseignants, les collègues

-       Savoir être à l’écoute et satisfaire les demandes particulières des partenaires et de leurs étudiants

-       Disponibilité, réactivité, discrétion et confidentialité

-       Polyvalence et capacité d’adaptation

-       Aptitudes à se former à de nouveaux logiciels et à de nouvelles méthodes de travail

-       Rigueur dans le maintien à jour et en cohérence des données et dans le suivi des tâches à réaliser

-       Autonomie dans le travail : savoir situer son travail dans un planning général et s’assurer par soi-même de réaliser les tâches en temps et en heure, parfois dans l’urgence, savoir anticiper, aller chercher l’aide si nécessaire

-       Méthode dans l’organisation de son travail et la réalisation des tâches demandées

-       Aptitude et goût pour le travail en équipe

Informations
employeur

CDD 1 an à compter du 04 janvier 2021.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : sciences-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr