Responsable de scolarité F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Principalement elle située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté de santé • https://sante.sorbonne-universite.fr

Direction/service :

Ce poste sera rattaché à la direction des Formations en Santé qui assure la gestion administrative des études médicales, paramédicales et formations universitarisées pour la Faculté de Santé

Localisation :

Sorbonne Université – Faculté de Santé

Site des Cordeliers situé 15 rue de l’École de Médecine – 75006 PARIS

Fonctions : Responsable de la scolarité du 3e cycle

Emploi-type :   Chargé-e de gestion administrative et d’aide au pilotage

Catégorie : A

Corps : Ingénieur d’étude de recherche et de formation

BAP : J

Mission :

Le ou la responsable de la scolarité 3e cycle est en charge de la gestion, de la coordination et du pilotage des formations du 3e cycle des études médicales (DES – DESC) et des diplômes universitaires et interuniversitaires (DU / DIU) et les capacités.

Activités principales :

• Organisation et coordination de l'activité et de la gestion administrative au sein des pôles de formation, en fonction des différentes échéances
•  Veille à la régularité des procédures de scolarité et contribution à leur application et à leur amélioration.
• Encadrement et management de l'équipe, et d'agents saisonniers (5) en période d'inscription
• Contribution à la professionnalisation des équipes et à la conduite de changement
• En charge de la communication auprès des usagers et des autres services 
• Travaille en collaboration/réseau avec les différents services facultaires et universitaires
• Rôle d'interface avec les acteurs extérieurs (ARS, Conseil de l'ordre, AP-HP)  
• Contribution à la mise en œuvre de projets transversaux de la Faculté et de l'université
• Organisation de la campagne des inscriptions et préparations des sessions d’examens en relation étroite avec les directeurs d’enseignement

Missions secondaires

• Gestion de la régie des recettes (inscription)

Conduite de projets : oui

Encadrement : oui

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire :

• Management : capacité à organiser, planifier et animer des équipes, identification des formations des agents
• Gestion méthodologie de projet, mise en place et mise en application des procédures
• Animation de réunion
• Maitrise des outils informatiques (pack office, logiciel métier dont APOGEE)
• Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrées, et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels
• Compétences rédactionnelles : Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse…

Savoir-être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Sens de l’écoute et de l’analyse
• Organisation et rigueur