Responsable adjoint du pôle des concours d'entrée à l'ENS

Structure d'accueil du poste :
Le Service des concours, de la scolarité et des thèses (CoST) de l'École normale supérieure-PSL (ENS-PSL) est composé de trois pôles: le pôle des concours, le pôle de la scolarité et le pôle des thèses.
Le CoST organise administrativement 8 concours nationaux et 8 concours locaux, et gère environ 2000 étudiants et 700 doctorants.



Mission principale
Assister le chef du pôle des concours dans le pilotage de l'organisation des concours d'entrée à l'ENS

Place du poste dans l'organisation
Poste sous la responsabilité du chef de pôle des concours au sein du service des concours, de la scolarité et des thèses

Spécificités du poste
• Réglementation liée d'une part à l'organisation des concours, d'autre part à l'accueil d'étudiants étrangers en France
• Respect d'une stricte confidentialité
• Travail quotidien en anglais aussi bien à l'oral qu'à l'écrit
• Utilisation d'applications informatiques spécifiques et participation au développement de nouvelles applications
• Respect des délais et procédures de l'ENS
• Contact direct avec des publics différents : direction, départements, étudiants, enseignants-chercheurs, personnels administratifs
• Grande disponibilité pendant la période des concours

Champ des relations
En interne – sous la responsabilité du chef de pôle et de la chef de service :
• La direction
• Les différents départements et les services administratifs, en particulier le service informatique
• Les enseignants
• Les élèves et étudiants
En externe - sous la responsabilité du chef de pôle et de la chef de service :
• L'Université PSL
• Campus France, Instituts français
• Les membres des jurys
• Les étudiants étrangers candidats à l'entrée à l'ENS

Activités principales

• Assurer le recrutement et l'encadrement des personnels du pôle et des vacataires
• Piloter le projet de l'ENS de remplacement des applications informatiques et le choix d'une solution informatique dédiée aux recrutements des étudiants normaliens
• Organiser les campagnes de candidature aux concours : préparer des projets d'arrêtés fixant les modalités d'organisation des concours, organiser les réunions des jurys de sélection pour les concours
• Organiser et suivre les épreuves écrites et orales des concours : traitement des sujets, des copies et des notes, des demandes d'aménagement ...
• Gestion financière : préparer le budget initial et rectificatif du pôle, suivre les dépenses des jurys (indemnités et remboursements des frais de mission)
• Conduire la réflexion d'harmonisation des pratiques de recrutement entre les 15 départements de l'ENS en matière de communication/ modalités pratiques/ calendriers de recrutement
• Élaborer des statistiques et des bilans annuels et pluriannuels ;
• Effectuer la veille juridique des concours et l'actualisation des conventions avec les partenaires

Connaissances :
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur
• Connaissance de la réglementation des concours et des examens serait appréciée
• Connaissances budgétaires générales
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques de communication
• Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences techniques :
• Bonne expression écrite et orale, et maîtrise de l'orthographe
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, intranet, messagerie) et bonne capacité à prendre en main les outils informatiques nouveaux et les applications métier liées au poste
• Capacité à organiser et à planifier ses activité en tenant compte des contraintes et des échéances
• Structurer et rédiger un document d'information technique ou réglementaire
• Savoir rechercher l'information, la vérifier et la diffuser
• Savoir communiquer et s'adapter à divers interlocuteurs
• Savoir travailler en équipe et en autonomie
• Aptitude à l'encadrement et à la gestion de projet

Compétences comportementales :
• Sens de la confidentialité de la réserve et de la discrétion
• Organisation, rigueur et réactivité
• Autonomie, réactivité et disponibilité
• Capacité à rendre compte
• Sens du collectif et du travail en équipe
• Faculté d'adaptation


AUTRES INFORMATIONS


Prise de fonction : dans les meilleurs délais
Lieu de travail : 45 rue d'Ulm, 75005 Paris

Conditions de travail :
37h30 de temps de travail hebdomadaire ; 49 jours de congés/RTT par an
Télétravail possible

Poste ouvert :
- aux contractuels (CDD de 3 ans – Rémunération selon grille et expérience)


L'ENS est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité