Renfort Gestionnaire Administratif F/H

Principales missions du poste :

- Instruire les devis, commandes et suivi de facturations en lien avec tous les acteurs de la Direction Numérique (pilotes DNUM) en charge d'un budget ; s'assurer de la réalité du service fait et des documents le prouvant auprès des pilotes DNUM et encadrants,

- Traiter les factures en lien avec les pilotes DNUM (service fait),

- Assurer au quotidien le reporting et l'instruction des pièces financières (devis, bons de commandes, engagements, factures) au sein de l'outil Triskell, outil de gouvernance et de pilotage des projets numériques, permettant de consolider la consommation budgétaire et de faciliter le suivi de l'état des commandes au sein de la Direction.

- Echanger avec les services financiers d'Ile-de-France Mobilités le cas échéant,

- Relancer les pilotes DNUM et les fournisseurs,

- Accompagner les pilotes DNUM en cas de difficultés dans le suivi d'une commande ou d'une facture,

- Vérifier la cohérence entre les factures, les bons de commandes et les bordereaux des prix.

Connaissances mobilisées :

* Marchés publics (conception, rédaction et exécution) ;
* Centrales d'achats ;
* Comptables et budgétaires ;
* Analyse de devis ;
* Rédaction de commandes ;
* Gestion de factures ;
* Outil informatique comptable (de préférence ASTRE de INETUM / GECCO / CHORUS PRO) ;
* Outils bureautiques classiques : Outlook, Word, Excel, SharePoint, Teams ;
* La connaissance d'un outil de reporting et de pilotage projets comme la solution Triskell est un plus ;
* Définition de processus et modes opératoires.

 Compétences spécifiques :

* Excellente expression orale et rédactionnelle ;
* Esprit d'équipe et bon relationnel ;
* Faire preuve de rigueur et d'organisation ;
* Faire preuve de réactivité ;
* Savoir faire preuve d'autonomie ;
* Anticiper, organiser, gérer ;
* Suivre un processus ;
* Rendre compte, Alerter ;
* Respect de la confidentialité des informations ;
* Classer, inventorier, archiver.

Expérience :

* Secrétariat administratif et comptable ;
* Gestion des achats ;
* Pilotage, conception, rédaction et exécution des marchés ;
* Pilotage d'un budget.