Référent administratif et chargé des ateliers de pratique artistique – F/H

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.

L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.

Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses 5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).

La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.

Intitulé du poste : – Référent.e administratif et chargé.e des ateliers de pratique artistique – F/H
Catégorie : A
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Assistant Ingénieur (ASI)
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G2

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : Direction de la Vie Universitaire (DVU) / Service culturel
Composition du service (effectifs) : 5
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Responsable du service culturel

Description du poste : missions et activités

Gestion administrative et financière du Service culturel
– Rédaction et suivi des conventions et des contrats sur i-parapheur (intervenants, partenaires extérieurs, artistes etc.)
– Par délégation, élaboration et exécution du budget ;
– Réalisation et mise à jour de tableaux de suivi budgétaire ;
– Suivi des recettes et des dépenses ;
– Gestion et suivi des bons de commande dans leur globalité ;
– Gestion des heures des intervenants extérieurs ;
– Gestion du recrutement d’intermittents via la plateforme GUSO.
Organisation et coordination des ateliers de pratiques artistiques et culturels
– Planification des ateliers avec les enseignants, planification des inscriptions, saisie et gestion des plannings, assurer leur communication auprès des secrétaires pédagogiques des composantes et auprès des étudiants et de la communauté universitaire ;
– Gestion de la plateforme d’inscription « Mes pratiques artistiques » (mise à jour plannings, présentation des ateliers, suivi des inscriptions) ;
– Suivi pédagogique des ateliers (suivi des absences, organisation des évaluations avec les enseignants, relever des notes et leur transmission auprès des composantes) ;
– Gestion des liens avec les composantes et les responsables pédagogiques ;
– Evaluation et gestion des besoins des intervenants et des étudiants pour les ateliers ;
– Entretien des espaces dédiés aux ateliers (Chaufferie, Espace art plastique et Espace atelier), en lien avec le régisseur du service ;
– Organisation des réunions avec l’ensemble des enseignants des ateliers et l’équipe du service ;
– Réalisation des bilans des ateliers et aide aux évaluations de fin d’année ;
– Participation à l’organisation des scènes ouvertes des ateliers en fin d’année avec les enseignants et l’équipe du service culturel

Outils spécifiques à l’activité

Connaissance des principaux logiciels de gestion utilisés au sein de l’université (SIFAC, SEPIA, SAFRAN, HYPERPLANNING, I-PARAPHEUR > Formation possible) et des logiciels courants de la bureautique : Word, Excel

Connaissances / Savoir

Bonne connaissance du milieu culturel et artistique
Connaissance générale de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de l’université
Connaissance générale des règles de gestion comptable et financière de l’université

Savoir faire

Savoir prioriser les informations et planifier les actions
Gérer les situations d’urgence
Sens de l’organisation
Capacité à communiquer
Capacité à animer un groupe
Capacités d’adaptation et d’initiatives
Capacités d’analyse et de synthèse
Savoir appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l’administration
et de la gestion

Savoir être

Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
Faire preuve de curiosité intellectuelle
Avoir un sens de l’analyse et être force de proposition
Etre disponible lors des pics d’activités et être réactif
Etre organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail
Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs
Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique
Expérience souhaitable en médiation culturelle ou en production culturelle ou artistique.

Conditions particulières

Modularité possible des jours et des horaires de travail (mobilisation possible le soir ou le week-end) en
fonction de l’agenda du Service culturel
Déplacements éventuels