Gestionnaire Scolarité et Relations Internationales H/F

UNIVERSITE PARIS SACLAY  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Essonne
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 17/09/2021
  • Valable jusqu'au : 17/11/2021
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Poste

Fonction : Gestionnaire Scolarité et Relations Internationales H/F
Métier ou emploi type* : J4C42 Technicien en Gestion Administrative
* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE

Fiche descriptive du poste
Catégorie : B
Corps : ITRF - TECH
BAP : J
Affectation
Administrative : Université Paris-Saclay
  UFR de Pharmacie - SERVICE SCOLARITE & RELATIONS INTERNATIONALES
Géographique : Châtenay-Malabry (92)
Délocalisation du site de l'UFR Pharmacie sur le Plateau de Saclay prévue courant 2022

Missions
Mission du service / positionnement hiérarchique :
Placé sous la responsabilité du chef de service, l’agent assure la gestion administrative et pédagogique des 3500 étudiants inscrits à l'UFR Pharmacie en lien avec la Graduate School Heads.

Missions principales de l’agent :
Relations Internationales
-    Accueil, orientation, gestion administrative et pédagogique des étudiants en programme d'échange « Départs/Arrivées 11 (entre 40 et 80) en lien avec la Direction des Relations Internationales de l'Université :
-    Arrivées : Contrôle de la faisabilité du Learning Agreement en amont et en collaboration avec l'enseignant Chargé de Mission Relations Internationales et le Chef du Service Scolarité, Recherche éventuelle de stages, Accueil et inscriptions, informations relatives à l'organisation du cursus, organisation de réunions d'information, organisation des examens spécifiques (2 sessions), établissement des documents administratifs (relevés de notes, attestations diverses, conventions de stage ... )
- Départs : Contrôle des candidatures, Instruction des dossiers en vue de leur inter-classement par le Chargé de Mission,
- Transmission des nominations aux Universités Partenaires, suivi des demandes dans le logiciel Moveon,
- Référent des Etudiants internationaux et Référent « Etudiants ayant le statut de Réfugiés » pour l'UFR Pharmacie
- participation au Welcome Day organisé par l'Université
- Participation aux réunions Scolarité et R.I. organisées par l'Université
- Participation à la Journée d'accueil de la Graduate School
- Soutien auprès du responsable du pôle Relations Internationales de la Graduate School Heads

Gestion administrative et pédagogique des étudiants de 1•r• Année de Master (150 étudiants) et M1/M2 International (D2HP) (30 étudiants)
-    Gestion des candidatures (1400) en lien avec les responsables de parcours M1 (plateforme INCEPTION)
-    Inscriptions administratives et pédagogiques sur APOGEE, constitution des dossiers
- Saisie des notes. Préparation des jurys de délibération. Participation à la réalisation des plannings. -- Organisation des examens, gestion des conventions de stage, Communication d'informations auprès des étudiants via l'ENT eCAMPUS
- Etablissement des relevés de notes et attestations de réussite. Réalisation de statistiques, classement et archivage des dossiers Gestion des bourses d'enseignement supérieur : accueil public, suivi boursiers (500), contrôle de l'assiduité de tous les étudiants boursiers, relations avec l'Université.

Autres Missions
- Accueil du public
- Soutien auprès des collègues lors des pics d'activité du service
- Comptabilité journalière des droits d'inscription de Juillet à Novembre
- Secrétariat Chef de Service Scolarité/ Statistiques diverses/ Fiabilisation données APOGEE (corrections anomalies SISE - résultats - inscriptions - n°INE - incohérences statuts - profils ... )
- Traitement des demandes de remboursements de droits d'inscription (suite à annulations d'inscription, étudiants boursiers et autres cas

Profil

Compétences attendues
Connaissance, savoir :
-    Maîtriser les outils informatiques (Word/Excel)
-    Maîtriser le logiciel APOGEE
-    Maîtriser la langue anglaise (B2)

Savoir-faire :
-    Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
-    Savoir travailler en équipe
-    Savoir travailler de façon autonome avec un sens aigu de l'organisation

Savoir-être :
-    Grande disponibilité afin de faire face aux situations d'urgence
-    Posséder de solides qualités relationnelles
-    Etablir des relations directes avec l'extérieur
-    Savoir s'adapter et mettre en œuvre de nouvelles procédures

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc…) :
De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Encadrement :       Non                               
Conduite de projet :  Non

Informations
employeur

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à (indiquez le nom et prénom de la personne en charge des auditions)

Mme BUFFAT Patricia et M. COSTANTIN Samuel, responsable et co-responsable du service Scolarité.

Par Courriel :  patricia.buffat@universite-paris-saclay.fr et samuel.costantin@universite-paris-saclay.fr

Date limite de candidature : 10 octobre 2021

Date de prise de fonction : courant octobre 2021

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Localité : Essonne