Gestionnaire pédagogique titulaire/contractuel.le

Missions du poste
Gestion du secrétariat du Master Management
- Assurer le secrétariat administratif de la formation
- Promouvoir la formation
- Organiser le recrutement des étudiants, organiser le traitement des candidatures, gérer et diffuser les résultats
- Préparer la formation : concevoir et gérer le contenu des enseignements (syllabus) organiser les enseignements (planifier les cours)
- Suivre la mise en œuvre de la formation
- Certificat Voltaire
- Gérer les demandes ponctuelles de salles en lien avec la responsable de scolarité
- Assurer la gestion et le suivi des contrats des chargés de cours et intervenants de ce master
Appui aux 2 secrétariats de licences
- Gestion des conventions de stage des licences AES et Economie Gestion, préparation des données statistiques pour répondre à l'enquête de stage
- Participation au traitement des dossiers de candidatures sur la plateforme Candidature Paris 8
- Prendre le relais en cas d'absence des secrétariats
Activités du poste
1. Promouvoir la formation :
- Accueillir et informer les étudiants, enseignants et publics extérieurs.
2. Organiser le recrutement des étudiants :
- Vérifier la recevabilité des dossiers dématérialisés, assurer l'interface avec les étudiants, gérer et diffuser les résultats.
- Pour les entretiens, organiser le planning des jurys, convoquer les membres du jury et les candidats.
3. Préparer la formation :
- Recueillir et mettre en forme le contenu des enseignements (syllabus).
- Organiser le planning des enseignements et construire l'emploi des temps de la ou des formation(s).
- Organiser la rentrée
- Contribuer à la mise en place des inscriptions administratives
- Transmettre la liste des étudiants inscrits aux enseignants avant le début des cours
4. Suivre la promotion tout au long de la formation :
- gérer au quotidien les demandes de modifications d'emploi du temps,
- suivre les absences des étudiants,
5. Suivre les conventions de stage
- Diffuser les offres de stage
- Valider la recevabilité administrative du stage, organiser les soutenances, répondre à l'enquête stage
6. Mettre en place les examens
- Élaboration des plannings puis transmission aux étudiants et enseignants, assurer la logistique (PV de fraude, PV examen)
- Organiser les jurys et diffuser les résultats
7. Assurer le suivi des chargés de cours du master Management

Connaissances requises pour le poste
1. Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
2. Notions de base du domaine concerné
3. L'organisation générale et le fonctionnement de l'établissement et de ses composantes
4. Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel)
5. Maîtrise des logiciels de gestion du domaine (APOGEE, Candidature P8, appui à « Trouver Mon Master »)
6. Écoute active des demandes des étudiants, des enseignants
Compétences professionnelles
1 Travailler en équipe et en autonomie.
2 Planifier son activité, savoir anticiper.
3 Analyser et gérer les demandes d'information.
4 Proactivité : aller chercher les informations, solliciter les personnes ressources, relancer ses interlocuteurs.
5 Savoir rendre compte à la hiérarchie
6 Utiliser les modes de communication écrites ou orales.
7 Gérer la confidentialité des informations et des données.
8 Faire preuve de capacité d'adaptation, d'organisation, de rigueur et de méthode.