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Gestionnaire pédagogique F/H

SORBONNE UNIVERSITE  |  Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : PARIS
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 17/11/2020
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

Au sein de Sorbonne Université, la Faculté des Sciences et Ingénierie couvre un large éventail de disciplines scientifiques.

Elle est composée de 79 laboratoires de recherche, 22 départements de formation et 6 UFR (Unité de Formation et de Recherche) en chimie, ingénierie, mathématiques, physique, sciences de la vie ainsi que Terre, Environnement et Biodiversité.

Elle compte également l’École Polytechnique universitaire - Polytech Sorbonne -, l’Institut d’Astrophysique de Paris, l’Institut Henri Poincaré, trois stations marines localisées à Banyuls-sur-Mer, Roscoff et Villefranche-sur-Mer ces trois dernières ayant, avec la structure ECCE-TERRA, le statut d'observatoire des sciences de l'Univers. Elle accueille 20 800 étudiants dont 2 700 doctorants et compte 4 800 personnels - enseignants, enseignants-chercheurs, chercheurs et 3 252 personnels administratifs ou techniques.

Localisation :

Département du Master de Mathématiques Tour 14-15 2ème étage

Présentation du service :

Dirigé par un directeur, il est composé de 10 secrétariats sous la responsabilité de la responsable administrative. Le département du Master est chargé de mettre en œuvre la politique pédagogique de l’UFR de Mathématique de la faculté Sciences et Ingénierie. Il participe à la coordination, au suivi et à l’évolution de l’ensemble des enseignements.

Il assure l’information en direction des étudiants concernés ainsi que la gestion de la scolarité pédagogique, des crédits et des locaux. Il propose un enseignement décomposé en une Première Année de Master et de 8 parcours de Master 2.

 

Poste

Missions :

Fonctions : Gestionnaire pédagogique F/H (réf. FDLS36)

Catégorie : B

Corps : TECHNICIEN

BAP : J

Emploi-type : TECHNICIEN EN GESTION ADMINISTR

Mission :

Gestion et suivi pédagogique des parcours de Master 2 "Probabilités et Modèles Aléatoires" et "Probabilités et Finance". L'adjoint administratif en gestion administrative assure le secrétariat et l'assistance technique, logistique du Master 2 parcours "Probabilités et modèles aléatoires" et "Probabilités et finance"

Activités principales :

Gestion des inscriptions des étudiants

 - Préparation des brochures des deux parcours de Master 2 P&F, PMA

 - Mise à jour des sites web de ces parcours

 - Constitution du complément de dossier d'inscription

 - Accueil des étudiants : Répondre aux questions aux étudiants, y compris étrangers, et diplômés de la formation via nos listes de diffusion (intranet). Informer les candidats, par téléphone ou courrier électronique, sur les diverses modalités d'inscription, le calendrier des enseignements, les critères d'admission (entre 200 et 300 candidats)

-  Validation de la recevabilité des e-dossiers avant examen par les commissions d’admission. Assistance à la validation définitive.

− Gestion des enseignements et des notes

 - Préparation des plannings de cours, des examens, des soutenance de stage avec les responsables de parcours, y compris réservation de salles et amphis

 - Saisie sur les sites internet des informations courantes (Séminaires, offres de stage, etc)

 - Archive des dossiers papier (PV, etc), électroniques (fichiers Excel, notes, rapports stage, etc)

 - Préparation des relevés de notes

 - Enregistrement des notes avec le logiciel de la scolarité (APOGEE)

 - Codage et saisie des UE et ECUE

 - Gestion des intervenants extérieurs

− Gestion des stages et emploi des étudiants

 - Organiser les séminaires Etudiants-Entreprises (programme, contact et accueil des intervenants)

 - Tableaux de gestion des étudiants en stage pour une durée de 5 à 6 mois

 - Gérer des conventions et des fiches thématiques de stages (envoi, réception et saisie sur Excel)

- Organiser les soutenances de stage (calendrier, horaires, examinateurs, centralisation des notes)

- Réceptionner et diffuser des offres de stages et d'emplois

- Relation avec l’administration centrale

- Contacts téléphoniques avec les différents services (scolarité, bureau des conventions de stages, formation permanente) et aussi avec les établissements co-habilités (École polytechnique, ESSEC).

- Organisation des évènements (demande de devis auprès des fournisseurs, transmission des bons de commandes, logistique)

- Collaboration avec l’administration du département et les secrétariats

- Gestion de l’annuaire des étudiants diplômés (Alumni)

- Mettre à jour l'annuaire des diplômés du parcours de Master 2 « Probabilités et Finance »

- Mise en page et supervision de la fabrication de l’Annuaire papier et mise en ligne de l’annuaire électronique
 

Conduite de projets : Non

Encadrement: Non

Profil

Connaissances transversales requises :

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France

- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université

- Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

- Maîtriser les outils bureautiques courants

- Maîtriser les outils de communication électroniques courants (courrier électronique)

- Savoir travailler sur une interface web (ex : Google Calendar)

- Savoir appliquer les règles élémentaires de la gestion du domaine d'activité

- Collecter les informations nécessaires au traitement des demandes

- Savoir gérer un système de classement

- Connaître l'organisation générale de Sorbonne Université

- Anglais oral et écrit apprécié

Savoir-faire :

- Connaître les applications de gestion de l’étudiant (APOGEE, E candidat, Moodle, Etudes en France )

- Connaître les bases de l'environnement bureautique (traitement de textes, Excel, utilisation d‘une interface web)

Savoir-être :

- Bon relationnel et sens du travail en équipe

- Disponibilité et réactivité

- Organisation et rigueur

- Sens du service public

- Avoir des qualités d'accueil

- Rigueur dans le traitement des dossiers et des problèmes

- Réactivité

- Maîtriser l'orthographe et la syntaxe

- Maîtriser l'expression orale

Informations
employeur

CDD 12 mois.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : sciences-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr