Gestionnaire pédagogique de la plateforme de physique en L1 F/H

Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiant(e)s dont 4 700 doctorant(e)s et 10 200 étudiant(e)s étrangers, elle emploie 6 300 enseignant(e)s, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

SU, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

SU présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

L'Unité de Formation et de Recherche de Physique (UFR 925) de Sorbonne Université comporte environ 350 enseignants-chercheurs (dont une centaine de chargés de mission enseignement), 400 chercheurs et 450 personnels techniques et administratifs qui travaillent au sein des laboratoires et des services qui y sont rattachés.

La plateforme de Physique de L1 est en charge de l’accueil des travaux pratiques (TP) de physique en première année de licence et de l’ensemble des activités de secrétariat pédagogique relatives au déroulement des UE de physique de L1.

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie - 4, place Jussieu, 75005 Paris

Fonctions : Gestionnaire pédagogique de la plateforme de physique en L1

Emploi-type : Technicien(ne) en gestion administrative (J4C42)

Catégorie : B

Corps : Technicien(ne) de recherche et formation   

BAP : J - Gestion et pilotage

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans)

Mission : Gestion du secrétariat pédagogique des UE de physique en L1

Le secrétariat pédagogique de physique de L1 a pour mission d’assister les responsables des unités d’enseignement (UE) de physique en L1 pour toutes les missions administratives relatives à la gestion pédagogique de ces UE. Les activités et missions du poste s’effectuent en concertation avec le responsable du service ainsi qu’avec les responsables des UE et les autres agents du service.

Activités principales :

1. Coordonner les activités avec les autres agents du service

2. Assurer la gestion pédagogique du niveau L1 représentant un total d’environ 2500 étudiants, 2 UE au premier semestre (52 groupes de TD) et 1 UE au second semestre (36 groupes de TD)

• Effectuer le suivi des absences en TP et planifier les rattrapages
• Préparer la mise en place des examens : réservation des amphis, interaction avec les services de reprographie pour l’impression des sujets, répartition des étudiants, préparation des listes d’émargement
• Recueillir et trier les copies d’examen après correction
• Planifier la consultation des copies : établissement du calendrier en concertation avec les responsables de parcours, réservation des salles, puis diffusion aux étudiants
• Transmettre aux enseignants les informations relatives au fonctionnement de la plateforme
• Gérer les demandes de tirages de polycopiés par les enseignants
• Interagir avec le service de reprographie pour l’impression des documents de cours, TD, TP, puis mettre à disposition des enseignants les documents imprimés

3. Transmettre les informations aux étudiants et aux enseignants à travers la plateforme d’enseignement MOODLE

4. Assurer la gestion et le suivi administratif des activités du service

5. Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations

• Être disponible pour la continuité du service en binôme avec un autre agent 
• Accepter des contraintes d’horaires et de congé en fonction de l’activité́ de la plateforme de physique en L1 : semaines de congé imposées, horaires adaptés à l’accueil du public et aux périodes de fortes activités.

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Connaissance du fonctionnement de chaque UE, connaissance de la plateforme de physique
• Connaissance du fonctionnement d’autres services de l’université pour interagir avec eux (planning, secrétariats de portails, service de reprographie, UFR de physique, etc.)

Savoir-faire :

• Organiser des événements nécessitant anticipation, précision et rigueur (examens en particulier)
• Utiliser les logiciels Excel et Word
• Utiliser un Environnement Numérique de Travail (Moodle)
• Gérer des emails et des listes de diffusion
• Trier et transmettre les informations :  vers les enseignants, étudiants et collègues du service
• Respecter les délais et dates clefs

Savoir-être :

• Faire preuve d’autonomie, d’organisation et de rigueur, savoir s’adapter
• Savoir hiérarchiser et prioriser les tâches à faire, planifier son travail
• Savoir interagir sous différentes formes (contact direct, téléphone, email) avec de multiples interlocuteurs : étudiants, enseignants, responsables d’UE, agents des autres services et secrétariats de l’université, collègues de la plateforme
• Savoir prendre des initiatives, anticiper et trouver des solutions pour gérer des imprévus et assurer la continuité du service (par exemple en cas d’absence non prévue d’un enseignant) en sachant gérer ce qui relève de son périmètre de décision et ce qui relève de sa hiérarchie
• Savoir travailler en équipe
• Avoir le sens du contact et des relations humaines, discrétion et confidentialité
• Avoir le sens du service public