Gestionnaire école doctorale F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé» et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir aux Services Centraux Universitaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :

Le Collège Doctoral met en œuvre la politique doctorale de l’université, par la coordination et la mutualisation des actions des écoles doctorales de Sorbonne Université, le suivi d’indicateurs concernant les doctorants et les carrières des docteurs, l’ouverture sur l’environnement socio-économique et la promotion de la plus-value du doctorat, le développement de la coopération régionale, européenne et internationale.

Le Collège Doctoral est composé :

• Des écoles doctorales de Sorbonne Université
• D’un département des inscriptions, de l’accompagnement, des diplômes et des missions
• D’un département formation et carrières
• Affaires Générales du Collège doctoral

L’ED 406 gère le parcours doctoral de 140 doctorantes et doctorants, dont 40% de doctorantes et doctorants internationaux. Elle interagit avec 106 encadrants de thèses. Sous la responsabilité d’une/un directrice/ directeur, l’école doctorale, au sein du collège doctoral, organise la formation des doctorantes et doctorants des établissements accrédités, et les préparent à leur activité professionnelle à l'issue de la formation doctorale. Elle regroupe sept unités et équipes de recherche de deux établissements (Sorbonne Université - Paris Sciences et Lettres).

Localisation du siège du Collège Doctoral : Sorbonne Université – Campus des Cordeliers, 15 rue de l’École de Médecine 75006 Paris

Localisation du poste : ED 406 – Sorbonne Université – 4, place Jussieu – 75005 Paris- Campus PMC

Fonctions : Gestionnaire d’école doctorale

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

Mission :

Sous l’autorité de la directrice ou du directeur de l’école doctorale (EC), le/la gestionnaire assiste la direction de l'EC. Il/elle contribue à la réalisation des missions de l’EC : recruter, accueillir, former et suivre les jeunes chercheurs qui préparent un doctorat et veiller au respect des règles et procédures définies.

Activités principales :

1) Accueillir, informer et orienter les usagers de l’EC.

2) Gérer et suivre les dossiers liés aux doctorants-tes :

• Étudier et traiter les demandes de candidatures/préinscriptions et de réinscription
• Informer et orienter vers les services dédiés
• Suivre les demandes de thèses
• Veiller au bon déroulement des comités de suivi
• Veiller à ce que chaque doctorant-te bénéficie d’un plan individuel de formation et d’un portfolio. Vérifier le suivi des formations
• Préparer et instruire les dossiers de demandes de soutenance et les soumettre au/ à la directeur/ trice, avant traitement par le DIADM
• Collecter et instruire les dossiers de candidatures à divers bourses et prix et les soumettre à la direction de l'ED pour validation, puis les transmettre au Collège Doctoral
• Soumettre la demande de césure à la direction de l’ED pour avis
• Assurer l’organisation du concours d’attribution des contrats doctoraux et informer tout au long du déroulement
• Contribuer à la saisie des informations nécessaires à l’établissement du contrat doctoral dans l’application dédiée
• Instruire la recevabilité des dossiers
• Instruire les dossiers de mobilités

3) Alimenter des bases de données sur les applications dédiées : ADUM, Apogée, …

• Vérifier et stabiliser/fiabiliser les données saisies par les doctorants-tes
• Vérifier et mettre à jour à jour les données relevant de son ED
• Alimenter des tableaux de bord et de suivi
• Répondre aux différentes enquêtes et contribuer à la constitution des dossiers d’évaluation

4) Contribuer à l’élaboration de l’information et la diffuser

• Mettre à jour le site internet de l’ED
• Relayer et diffuser des informations aux doctorants-tes et aux encadrants-tes

5) Organiser les événements rythmant la vie de l’ED : journées d’accueil, réunions du conseil, etc.

6) Participer à la préparation du budget de l’ED et réaliser et suivre l’exécution des dépenses en relation avec le bureau de gestion financière du Collège doctoral

7) Participer aux réunions, groupes de travail et événements du Collège doctoral

8) Contribuer à l’organisation de formations spécifiques à l’ED et relayer au DFC les besoins de formation

Activité spécifiques à l’ED :

• Participer à l’organisation et communiquer autour des séminaires hebdomadaires « CulturChem »
• Préparer des éléments pour la réalisation de documents, rapports, notes ou leur mise à jour (Comptes rendus, règlement intérieur…)
• Préparation et alimentation de diverses enquêtes ou statistiques liées au devenir professionnel des docteurs
• Saisir les ordres de missions

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France et plus particulièrement de la recherche et du doctorat
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à la formation doctorale en France
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative
• Notions de base en gestion budgétaire et en comptabilité publique
• Connaitre les droits et obligations des agents publics

Savoir-faire :

• Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
• Savoir s’exprimer et comprendre à l’écrit et à l’oral l’anglais de façon claire et concise (niveau A2 minimum souhaité)
• Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d’information de l’université (ex : Adum, Apogée, Oscar, Sipad…)
• Savoir utiliser les outils de publication en ligne
• Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement de l’ED
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Savoir organiser son travail avec méthode
• Savoir travailler en coordination avec sa hiérarchie au sein de l’ED et au sein du réseau des gestionnaires doctoraux

Savoir être :

• Savoir travailler en autonomie
• Faire preuve de rigueur et de méthode
• Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes
• Respecter la confidentialité des informations et données
• Faire preuve de polyvalence et de capacité d’adaptation
• Sens du service public