Gestionnaire de scolarité F/H

Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, techniques, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

SU dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

SU présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté de santé • https://sante.sorbonne-universite.fr

Service de la scolarité « 2ème cycle »

Le service de la scolarité prend en charge la gestion administrative et pédagogique du 2ème cycle des études médicales, de l’inscription des étudiants à la délivrance du diplôme, ainsi que la gestion administrative des études de maïeutique (inscription et délivrance des diplômes).

Il comprend également un pôle secrétariat pédagogique qui prend en charge les départements d’enseignement de médecine générale et de pédiatrie.

Le service est composé de 5 agents (1 A, 2B, 2 C ) encadrés par le chef de service et son adjointe.

Localisation : site Saint-Antoine, 27, rue Chaligny, 75012 Paris 

Fonctions : Gestionnaire de scolarité

Emploi-type : Administration générale

Catégorie : B

Corps : ITRF

BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 1 an)

Mission : gestionnaire de scolarité – gestion de la 4ème année de médecine (1ère année du Diplôme de Formation Approfondie en Sciences Médicales – DFASM1) et, en binôme, de la 6ème année de médecine (3ème année du Diplôme de Formation Approfondie en Sciences Médicales – DFASM3).

Activités principales :

• Inscription des étudiants
• Gestion des plannings des enseignements :
  • Elaboration des plannings
  • Transmission des plannings aux enseignants et aux étudiants
  • Gestion des modifications de planning
  • Mise en ligne du planning (MOODLE)
• Mise en ligne de documents pédagogiques (MOODLE)
• Gestion des conférences :
  • Vérification de la mise en ligne sur la plateforme SIDES des conférences
  • Inscriptions des étudiants et paramétrages
  • Démarrage de la conférence dans la salle
• Gestion des stages hospitaliers :
  • Gestion des attestations de validation de stages
  • Saisie des validations de stages dans la base de données (APOGEE)
  • Organisation des examens oraux de stages :
    • Transmission des groupes d’étudiants aux jurys
    • Collecte des notes
• Gestion des évaluations des enseignements et des stages :
  • Traitement des évaluations
  • Transmissions aux enseignants ou Chefs de services hospitaliers
• Gestion des examens :
  • organisation des épreuves
  • surveillance
  • traitement des résultats
  • organisation des jurys de délibération
• Délivrance de documents administratifs (certificats de scolarité, relevés de notes, …)
• Gestion des dossiers de transfert :
  • Renseignement des usagers
  • Réception de dossiers et étude de leur recevabilité
  • Préparation de la commission de transfert
• Accueil physique et téléphonique
• Participation à l’organisation des épreuves classantes nationales (dont les épreuves préparatoires)
• Participation aux différentes tâches transversales : archivages, organisation des élections, …

Connaissances requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et notamment de l’UFR de santé
• Connaissances générales des techniques de secrétariat

Savoir-faire :

• Maitrise des outils informatiques standards de bureautique (word, excel)
• Maitrise des différentes plateformes numériques : MOODLE, SIDES
• Maitrise de la base de données CASPER

Savoir-être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Sens de l’analyse et force de proposition
• Adaptabilité et autonomie
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Confidentialité