Gestionnaire de projet événementiel F/H

Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 60 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

SU dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions (stations marines).

SU présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre.

Ce poste est à pourvoir au sein Direction Patrimoine et Logistique (DPL), une Direction Interfacultaire • http://www.sorbonne-universite.fr

La Direction Patrimoine et Logistique (DPL) met en œuvre la stratégie immobilière, d’exploitation et de valorisation du parc immobilier de Sorbonne Université.

Elle est organisée en 3 pôles et 5 services:

• le Pôle Sécurité, Sûreté, Défense (PSSD)
• le Pôle Administration et finance (PAF) comprenant le Service Budget-Finance, le Service Administratif et Logistique du Campus des Cordeliers (SAL-CDC) et le Service Evènementiel et  Promotion des espaces (SEP)
• le Pôle Patrimoine (PP)

Présentation du service :

En qualité de service central interfacultaire rattaché à la DPL, le Service Évènementiel et Promotion des espaces (SEP) participe au pilotage de la politique et de la stratégie événementielles de l’établissement. Il coordonne, en liaison avec les composantes facultaires, la promotion des espaces de SU.

Le SEP développe une offre de services d’accompagnement et de conseil à la gestion de projet événementiel pour les unités de recherche de SU.

Il assure la mise à disposition et l’exploitation des espaces d’intérêt interfacultaire (Centre International de Conférences Sorbonne Université -CICSU, les espaces de réception du 24e étage de la Tour Zamansky, les espaces du Campus des Cordeliers).

Le SEP prend en charge l’appui technique et logistique des événements se déroulant uniquement ou partiellement dans les espaces interfacultaires.

La cellule Gestion de projet événementiel au sein du SEP est en charge de l’organisation des événements institutionnels de l’université à la demande de la Présidence : cérémonie des vœux de début d’année, cérémonies de remise de distinctions, journée des personnels, etc. Elle participe à la promotion des espaces d’intérêt interfacultaire, par leur mise en avant sur diverses plateformes, la mise à jour des documents de présentation et l’envoi d’emailing ciblés.

Localisation :

Campus Pierre & Marie Curie - CICSU - 4, place Jussieu – 75005 Paris

Et

Campus des Cordeliers- 15 rue de l’École de Médecine - 75006 Paris

Fonctions : Gestionnaire de projet événementiel

Catégorie : A

BAP : J

Corps : Assistant ingénieur

Emploi-type : J3C44 – Assistant(e) en gestion administrative

CDD 9 mois

Mission :

Au sein de la cellule Gestion de projet événementiel, et sous la responsabilité de la cheffe de projet événementiel, le/la gestionnaire de projet événementiel :

1) Contribue à l’organisation des événements ci-après, pour la période janvier à septembre 2025 :

• Cérémonie des vœux de la présidente de Sorbonne Université (janvier)
• Cérémonie des docteurs honoris causa (mars)
• Jour de la Terre (avril)
• Journée des personnels (juin)
• Evénement « Moodle Moot 25 » en collaboration avec Capsule (juillet)
• Accueil des nouveaux personnels (septembre)

2) Participe à la promotion et la valorisation des espaces interfacultaires auprès de la communauté interne et des clients externes

3) Répond aux attentes de sa hiérarchie, et à celles de ses commanditaires, en étroite collaboration avec les équipes du SEP, les directions universitaires et facultaires pouvant être impliquées, les équipes techniques et logistiques des sites sollicités ainsi que les prestataires sélectionnés.

Activités principales :

1) Gestion de projet événementiel :

• Création de brief auprès des prestataires en identifiant tous les besoins ou étude du cahier des charges des projets événementiels;
• Construction des offres dans leur dimension technique (mise à disposition d’espaces, hébergement, transport, restauration…), et définition des outils et moyens nécessaires pour leur mise en œuvre, en s’appuyant sur des expertises internes ou externes ;
• Définition du budget des projets et respect du budget défini ;
• Demandes de devis, réalisation de demandes d’achat et demandes de bons de commande ;
• Identification et coordination des différents acteurs internes (directions techniques / logistiques / communication & marketing / financières…) et/ou externes (prestataires : agences événementielles, traiteurs, sociétés de gardiennage, transports, hébergements…) pour la réalisation des événements ;
• Planification l’ensemble des tâches nécessaires à la réalisation du projet, pilotage et contrôle de leur réalisation, en amont, pendant et en aval de l’événement ;
• Gestion de l’événement le jour J sur site : gestion des prestataires, mise en place, gestion du planning et des ressources humaines ;
• Gestion de la clôture administrative des projets et la gestion de la facturation ;
• Gestion du retour d’expérience et mesure la satisfaction des usagers.

2) Communication et promotion :

• Promotion des espaces et des services proposés par le SEP auprès des usagers internes (création et rédaction de supports, actions de promotion, promotion sur les sites de référencement partenaires…) ;
• Veille : identification et recensement de prestataires et fournisseurs dans le milieu événementiel ; veille dans le domaine événementiel (équipements, salons, nouveautés…).

Encadrement : Non

Conditions particulières d’exercice :

• Le poste peut entraîner des contraintes horaires en fonction des événements institutionnels, avec une présence en matinée (pas avant 7h30) et le soir (jusqu’à 22h), le week-end (samedi).

Connaissances :

• Méthodologie de conduite de projet événementiel (planification, coordination, budget…)
• Secteur de l’événementiel et ses acteurs (gestion de billetterie, hébergement, restauration, location d’espaces, agences de communication, prestataires logistiques et techniques…)
• Communication / Marketing (création de contenus et de supports de communication, mise en place d’action de communication / promotion auprès de publics cibles…)
• Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
• Organisation de la fonction publique et de l’enseignement supérieur
• Objectifs et projets de Sorbonne Université
• Politiques, dispositifs et procédures propres à la gestion de projet événementiel dans un établissement public d’enseignement supérieur
• Connaissances budgétaires générales
• Procédures d’achat public
• Outils bureautiques (Microsoft Office)
• Connaissance suite Adobe

Compétences opérationnelles :

• Analyse d’un cahier des charges et capacité de répondre à la demande et la concrétiser
• Capacité à rendre-compte à sa hiérarchie et à ses commanditaires (rédaction des rapports / de synthèses, mise en place d’outils de suivi, rédaction de bilans de fin de projets…)

Compétences comportementales :

• Excellentes qualités relationnelles et sens de l’écoute
• Rigueur, organisation et autonomie
• Réactivité et adaptabilité
• Aptitude à travailler en équipe et esprit de solidarité
• Sens de la diplomatie
• Gestion du stress
• Curiosité
• Créativité

Formation et Expérience :

• BAC +3 ou +4 souhaité, avec une expérience sur une fonction similaire d’au moins 3 ans ou DUT, BTS minimum exigé avec expérience sur une fonction similaire d’au moins 4 ans, dans une agence ou un établissement public
• Domaine de formation : gestion de projet événementiel, communication, marketing