Gestionnaire de formation - UF Economie Gestion AES F/H

UNIVERSITE DE BORDEAUX  |  Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : PESSAC
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 29/07/2021
  • Valable jusqu'au : 29/09/2021
  • Code postal : 33600
  • Salaire : Jusqu'à 20 000€

Employeur

L’université de Bordeaux fonde la qualité de ses diplômes sur des programmes de formation inspirés par une recherche au meilleur niveau et un apprentissage centré sur l’acquisition de compétences. Elle s’applique à rendre l’étudiant acteur de sa réussite et de son futur, en lui procurant des opportunités diversifiées d'apprentissage. Elle mène une stratégie de formation où enseignants et étudiants sont engagés à imaginer ensemble de nouvelles approches pédagogiques, en prenant appui sur un environnement diversifié. 

Poste

Missions :

L'adjoint en gestion administrative du Bureau Accueil et inscriptions accueille, renseigne et oriente les différents usagers, effectue et contrôle la gestion des inscriptions administratives, participe aux campagnes de recrutement,

Dans le cadre d’une réorganisation administrative en cours au sein du collège DSPEG les missions de l’agent évolueront au cours de l’année universitaire à venir

Intégré(e) dans une équipe de 23 personnes au sein de la faculté d’Economie gestion AES, et plus spécifiquement dans le service de scolarité (12 ETP), l’adjoint en gestion administratif sera mobilisé(e) de manière plus forte en période des examens, campagnes de recrutement et inscriptions administratives.

 

Descriptif des missions:
 

Activités principales :  

  • Assurer l'accueil physique, téléphonique, et la réponse aux sollicitations par mails ainsi que l'orientation des interlocuteurs internes et externes
  • Classer et archiver des documents
  • Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
  • Retranscrire des informations orales à l'écrit
  • Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
  • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
  • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
  • Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
  • Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
  • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
  • Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe


Activités autres :

  • Accueillir et renseigner les différents usagers de la structure, répondre à leurs interrogations par différents canaux (accueil physique, accueil téléphonique, mail, visio).
  • Participer à l’étude de recevabilité administrative des campagnes de recrutement de la L2 au M2.
  • Réaliser des actes de gestion en lien avec les inscriptions administratives (vérification de pièces justificatives, édition des cartes étudiantes, procédures de remboursement, gestion des dossiers de transferts entrant ou sortant).
  • Délivrance des diplômes

Profil

Savoirs :

  • Environnement et réseaux professionnels
  • Techniques d'élaboration de documents
  • Techniques d'accueil téléphonique et physique
  • Culture internet
  • Techniques de communication 

Compétences opérationnelles :

  • Accueillir et prendre des messages
  • Accueillir les populations concernées
  • Enregistrer et classer les documents
  • Rédiger des rapports ou des documents
  • Savoir rendre compte
  • Travailler en équipe
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
  • Utiliser les outils bureautiques 

Savoir-être :

  • Etre rigoureux, réactif et persévérant
  • Capacité d’adaptation, sens des initiatives et de l’organisation
  • Sens des responsabilités
  • Sens relationnel

Le cas échéant, expériences demandées : expérience en scolarité souhaitée, la maitrise du logiciel Apogée et/ou Apoflux serait un plus.

Informations
employeur

CDD de 12 mois 

CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 27 août 2021

Rémunération
1555 € bruts selon la grille des agents contractuels de catégorie C de l'université de Bordeaux

Ces offres pourraient vous intéresser

Recevoir des offres d'emploi similaires par email

Domaine/Métier : Directeur des affaires générales, Secrétaire de mairie, Assistant de direction, Assistant administratif, Agent de gestion administrative, Chargé d'accueil, Responsable de l’emploi et de la formation professionnelle, Coordonnateur emploi-formation-insertion, Animateur local emploi-formation-insertion, Habitat-Logement, Responsable habitat-logement, Responsable de gestion locative, Responsable d’agence des organismes hlm, Agent de gestion locative, Gardien d’immeuble, Responsable d’établissement d’enseignement supérieur et de recherche, Responsable de direction d’un établissement d’éducation et de formation, Inspecteur de l’enseignement primaire, Inspecteur de l’enseignement secondaire, Enseignant du primaire, Enseignant du secondaire, Enseignant dans le supérieur, Responsable de l’accompagnement des élèves, des étudiants et des apprentis, Assistant éducatif, Concepteur-organisateur d’actions de formation continue, Formateur d’adultes, Chargé de l’entraînement de sportifs de haut niveau
Localité : Gironde