Gestionnaire de formation (H/F)

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Gestionnaire de formation H/F

Métier ou emploi type* : J5X41 – Adjoint-e en gestion administrative

* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE

Fiche descriptive du poste

• Catégorie : C
• Corps : Adjoint Technique de Recherche et de Formation BAP : J

Affectation

• Administrative :  Université Paris-Saclay– UFR Droit Economie Management – Service d’Appui Administratif à la Vie Etudiante
• Géographique : UFR Droit Economie Management (Sceaux)

Missions

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein du Service d’Appui Administratif à la Vie Etudiante, l’agent·e a pour mission d’accueillir, informer et orienter les étudiants·es tout au long de l’année universitaire. Au sein du service, il est possible d’obtenir des informations administratives concernant le Dossier Social de l’Etudiant (CROUS), l’aide sociale, le logement, les modalités de remboursements et d’annulation des droits d’inscription, des exonérations, des dossiers interuniversitaires, …

Ce service assure également l’inscription administrative, le suivi et la mise à jour du dossier administratif des 4680 étudiants·es inscrits·es dans les nombreux cursus de Droit et d’Economie et Management.

Un de ses rôles est de renseigner les usagers·ères pour les modalités de candidatures (Campus France, ParcourSup, E-Candidat…).

Le service travaille en collaboration avec les différents services de la Faculté (les sections pédagogiques du SEF, le département de la Formation continue, la section des relations internationales) et de l’Université (le service médical, le Crous, le POIP, …) et les équipes enseignantes.

Missions principales de l’agent·e :  

Sous l’autorité de la responsable du Service d’Appui Administratif à la Vie Etudiante, les missions de l’agent·e s’articulent autour des activités suivantes :

• Participer à la gestion administrative en appliquant la règlementation afférente au code de l’Education
•  Accueillir, écouter, informer et orienter les étudiants·es dans leurs demandes tout au long de l’année universitaire
• Assurer l’accueil téléphonique et physique des étudiants·es
• Gérer et traiter les informations d’ordre administratif
• Suivre et relancer les dossiers en situation de contentieux
• Renseigner les usagers·ères sur les modalités de candidature (ParcourSup, Campus France, E-Candidat, Inception)
• Alimenter et mettre à jour des bases de données
• Maîtrise des applications de gestion administrative (E-Candidat et Apogée, Campus-France)
• Assistance technique des étudiants·es en période de candidature et d’inscription administrative

Connaissance, savoir :

• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d’élaboration de documents
• Techniques d’accueil téléphonique et physique
• Culture internet
• Technique de communication

Savoir-faire :

• Accueillir et prendre des messages
• Communiquer et faire preuve de pédagogie

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
• Utiliser les outils bureautiques

Savoir-être :

• Sens de l’organisation
• Réactivité
• Sens relationnel
• Discrétion, droit de réserve
• Autonomie