Gestionnaire administrative et rh (F/H)

Au sein du service sécurité de la Direction de l’Exploitation du Jardin des Plantes, le gestionnaire administratif et RH (F/H) est placé sous l’autorité du chef du Service Sécurité. En tant que référent(e) RH, Il/elle assure le suivi administratif des personnels et des opérations de formation interne et externe. Il/elle gère également les matériels affectés au service sécurité. Son rôle est de soutenir le chef de service sécurité en garantissant la bonne gestion administrative, organisationnelle et structurelle du service sécurité. Il/elle d’assure la relation administrative avec les autres directions du MNHN.

Il/elle seconde le chef de service dans ses activités administratives, dans l’objectif d’assurer des conditions de travail optimales aux agents.

La Direction de l’Exploitation du Jardin des Plantes est service est composée de 60 agents d’état et 80 agents prestataires. Le périmètre du site du Jardin des plantes est composé des extérieurs, des galeries et musées, de la ménagerie, de l’Îlot Poliveau Buffon et de l’Institut de Paléontologie Humaine.

Sous la direction du Chef de service sécurité, le gestionnaire administratif et RH (F/H) réalise les tâches suivantes :

Mission 1 : Suivi administratif et RH du service sécurité

• Assurer la tenue des dossiers individuels des agents de la direction : classement des pièces, navette des documents avec la DRH ;
• Etablir et alimenter le tableau de suivi des congés annuels et repos pour l’ensemble des agents du service ;
• Participer à renseigner les formulaires type, en lien avec le chef de service (demande de renouvellement de contrat, formulaire de recrutement de vacataires, etc…) ; assurer leur diffusion auprès de la DRH et leur classement au sein de la Direction (copie) ;
• Effectuer une veille sur les ressources RH disponibles sur l’intranet (disposer des dernières versions des formulaires) ;
• Fonction de correspondant RH de la direction des ressources humaines du MNHN pour le service ;
• Assister le chef de service pour les opérations de recrutement au sein de la Direction ;
• Préparation et coordination des campagnes d’entretiens professionnels des personnels ;
• Préparation et constitution des dossiers de CPE selon les besoins de la DRH chargée de leur organisation ;
• Suivre de manière générale et prévisionnelle les effectifs et les vacances d’emploi ;
• Renseigner le logiciel RH « Virtualia » pour l’ensemble du service ;
• Assurer la liaison et la coordination avec les organismes de formation internes et externes ;
• Accueil des nouveaux arrivants en relation avec l’assistant de prévention Hygiène et Sécurité et les chefs de groupe incendie et sureté ;
• Contrôler les documents administratifs légaux des prestataires ;

Mission 2 : Formation du personnel

• Evaluation, suivi et mise en place des formations métiers et réglementaires

Mission 3 : Gestion logistique

• Mise en place et suivi et mise à jour des outils pratiques à disposition des agents de terrain (répertoire, liste des locaux, plans, cahiers de consignes, matériel technique, uniformes….) et évaluation des besoins nouveaux.

Mission 4 : secrétariat de Direction

• Mise en place d’outil d’organisation et de plannification (planning des événements internes et externes, tournages, prises de vue, autorisation accès)
• Mise à jour ou création de formulaires événements / tournages / accès entreprises extérieures / demande de stationnement
• Mettre en place une organisation précise, partagée et documentée de son travail/document permettant à l’ensemble du service de consulter ses dossiers lorsque besoin.
• A la demande du chef de service, mener des opérations de contrôle et de recherche d’information concernant le secteur sécurité
• Rédiger et mettre à jour les consignes permanentes, ponctuelles et particulières
• Prise de rendez-vous, suivi et gestion des agendas, organisation de réunions