Gestionnaire administrative des formations diplômantes, qualifiantes ou certifiantes en formation continue H/F

Sous la responsabilité de la Direction de la Formation continue Panthéon Sorbonne et du responsable du Pôle formations FCPS le.la gestionnaire formation doit assurer les missions administratives et financières ainsi que les missions de scolarité (IA/IP/notes/délivrance des diplômes) pour le bon déroulement des formations continues qui lui sont attribuées.
- Informer, orienter, conseiller et suivre les stagiaires de la Formation Continue sur les démarches administratives liées à la formation
- Informer, orienter et suivre les stagiaires en Apprentissage sur les démarches administratives liées à la formation
- Assurer un accompagnement et un suivi personnalisé du stagiaire durant toute sa scolarité
- Assurer le rôle d'interface entre les différents partenaires : responsable pédagogique, équipe pédagogique, services centraux de l'université, entreprises, organismes financeurs ...
- Assurer la diffusion d'informations relatives aux formations en interne avec la personne chargée de la communication.
- Assurer le bon déroulement d'une formation offerte aux stagiaires : respecter la campagne de recrutement des stagiaires, assurer et suivre les inscriptions administratives, diffuser et mettre à jour les plannings formations, diffuser les maquettes de diplômes et règlements de contrôle des connaissances (RCC)...
- Assurer la gestion du courrier et de la messagerie
- Assurer la mise à jour des documents liés à la formation : feuilles d'émargement, feuilles de présence, numéros RNCP, CPF...
- Assurer le classement et l'archivage
- Gérer les IP, la saisie des notes, le PV de délibération et la délivrance des diplômes sur APOGEE
- Organiser les délibérations
- Assurer la diffusion et le respect des maquettes des diplômes et RCC
- Organiser les rentrées officielles des diplômes avec le.la responsable pédagogique
- Transmettre et récupérer les questionnaires de satisfaction
- Elaborer les devis et suivre les dossiers de financement individuels, CPF, entreprises, Pole Emploi sur les plateformes dédiées
- Assurer le suivi des mises en paiement
- Assurer l'ingénierie financière du montage des dossiers de financement
- Assurer et suivre le traitement des conventions, des contrats, des prises en charge financière
- Préparer les éléments nécessaires à la mise en paiement des vacataires
- Mettre à disposition l'ensemble des moyens pédagogiques (locaux, matériel informatique, reprographie) pour le bon déroulement d'une formation
- Gérer et renseigner la base de données FCA Manager (gestion de la formation continue)
- Participer à l'organisation des réunions, des cérémonies de remise des diplômes et des salons
- Accueillir, lorsque cela est nécessaire, les stagiaires en début de formations
Participer à la mise en place de FCA Manager au sein des composantes
- Référente au sein de FCPS et des composantes des montages de dossier de financement : Compte personnel de formation (Plateforme MonCompteFormation)
- Gérer les plannings des ouvertures de cours à distance
- Appliquer les règles de conservation et de destruction des documents du service des archives de l'université
- Appliquer les innovations dans la fonction tel que l'utilisation des plateformes interactives pour chacune des formations gérées
- Participer aux journées portes ouvertes en présentiel et/ou à distance
- Participer aux groupes de travail destinés à moderniser les procédures internes au service et en relation avec les services centraux (fichiers partages avec la Direction des Affaires Financières, l'Agence Comptable...)
- Assurer la continuité de service lors de l'absence d'un personnel du pôle formation
- Se former dans le cadre des évolutions réglementaires de la Formation Tout au Long de la Vie

- Maitriser les techniques de gestion administratives
- Maîtriser la règlementation et les procédures liées à la gestion de la scolarité
- Connaitre la règlementation en matière de Formation Continue
- Etre organisé.e et rigoureu.x.se
- Avoir une aisance relationnelle et le sens de l'accueil
- Travailler en équipe