Gestionnaire Administratif(ve) Résidence Silvia Monfort H/F

CCAS DE LA VILLE DE CHARTRES  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Eure-Et-Loir
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 23/07/2021
  • Valable jusqu'au : 23/09/2021
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

CCAS DE CHARTRES

Poste

Missions :

Sous l'autorité hiérarchique du Responsable de la Résidence Sylvia Monfort, l’agent(e) administratif (ve) assure la gestion de l’accueil et la gestion administrative de la structure.

MISSIONS :

Accueil 

  • Assurer l’accueil téléphonique et physique, la transmission des appels, l’orientation des personnes
  • Assurer le maintien et organisation de l’affichage obligatoire au sein de l’établissement
  • Assurer la gestion du courrier

Coordination des admissions

  • Suivre les dossiers de demandes d’admission sur Via Trajectoire
  • Gérer la programmation des visites d’admissions
  • Suivre la liste d’attente (mise à jour, relation avec les postulants, archivage)
  • Elaborer les dossiers administratifs des résidents et mise à jour régulière
  • Assurer le pilotage de l’accompagnement du résident et/ou de sa famille lors des entrées et des départs
  • Elaborer et suivre les dossiers APL, APA, Aide sociale et lien avec les organismes de tarification et partenaires sociaux
  • Assurer la mise à jour administrative avec différentes structures (CAF, MSA, etc.)
  • Assurer la mise à jour des listings résidents

Facturation

  • Collecter des items permettant la facture mensuelle des résidents (ressources APL, Aide sociale, Récapitulatif mensuel, planning restauration, etc.)
  • Assurer la gestion des factures et différents documents inhérents à la facturation (APA, aide sociale, récapitulatif mensuel de présence, transmission aux résidents, aux services supports Logiciel CIRIL)
  • Assurer la gestion de la régie encaissements en lien avec le service finance, le Trésor Publique Municipal et les Finances Publiques.

Secrétariat

  • Gérer les demandes de congés et enregistrement informatique
  • Réceptionner, traiter et diffuser l’information,
  • Rédiger les comptes rendus
  • Suivre les actions de formation
  • Traiter les demandes de stage en lien avec les services supports
  • Recenser et gérer les stocks de fournitures de bureau
  • Gérer les tableaux de bord d’activités du service

MISSIONS OCCASIONNELLES :

  • Participer et assurer la gestion du Conseil de la Vie Sociale
  • Participer à la vie sociale de l’établissement
  • Participer à des projets de la direction sur volontariat (semaine bleue, Gala de Noël, etc.)


 

Profil

PROFIL RECHERCHE

  • Diplôme en secrétariat et expérience sur un poste similaire souhaitée
  • Maîtrise des outils bureautiques, de messagerie, intranet,
  • Maitrise des techniques d’accueil physique et téléphonique,
  • Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, synthèse, compte-rendu…) Maîtrise du suivi budgétaire et comptable

COMPETENCES REQUISES

  • Rigueur et organisation
  • Compétences relationnelles – sens du contact
  • Qualité d’écoute, empathie
  • Sens du travail en équipe et/ou en transversalité
  • Confidentialité, diplomatie, patience, conciliation

 

CONDITIONS D’EXERCICE

 

Horaires :

Du lundi au vendredi – 7h12 avec plage fixe 9h 12h12 et 14h00 18h00

 

 

Rémunération 

Traitement indiciaire + régime indemnitaire (RIFSEEP) – Groupe de fonction C2

Informations
employeur

CCAS DE CHARTRES

DGA Ressources Humaines et Modernisation Sociale

Hôtel de Ville

Place des Halles

28000 CHARTRES

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Domaine/Métier : Agent de gestion administrative
Localité : Eure-Et-Loir