Gestionnaire administratif H/F

Le Département de l’Hérault est un acteur essentiel important du secteur public en Occitanie. C’est une collectivité territoriale dont les actions se déclinent dans divers services publics, pour la population et pour le territoire.

Institution de proximité, chaque jour le Département accompagne 1,2 millions d’Héraultais à différents moments de leur vie afin d’améliorer leur quotidien. Avec un budget annuel de 1,8 milliard d’euros, toutes les actions de service public sont portées par 5 450 agents répartis sur le territoire héraultais.

Le Département s’investit pleinement dans ses missions diverses et impactantes :

• la solidarité (autonomie, enfance et famille, logement, insertion),
• l’aménagement du territoire (numérique, routes, littoral, collèges),
• l’économie (agriculture, tourisme),
• l’environnement,
• la culture ou encore la jeunesse.

Gestionnaire administratif·ive – Réf : AT_778

Fonction RIFSEEP : Instructeur administratif
Groupe : B2
IFSE de référence : 435.67€

DGA Aménagement du territoire
Pôle Moyens Opérationnels
Direction du matériel et des travaux
Service gestion véhicules et des vélos de service

Catégorie B

Filière :

• Administrative

Type de contrat : Par voie Statutaire Non Statutaire

Cadre d'emploi :

• Rédacteurs territoriaux

Lieu : Gignac PMO Route de Pézenas

Date limite de candidature : 30 sept. 2024

Description du poste

Missions :

• Contribuer aux actes de gestion administrative
• Suivre et assurer la gestion administrative des assurances de la flotte des véhicules du Département (déclaration d’assurance, résiliation, état des lieux, bilans…).
• Suivre et assurer la gestion des sinistres en lien avec des prestataires extérieurs (assureurs, garages, experts), agents et services partenaires.
• Prévention des Risques Routiers.

Activités :

• Accueille, informe et oriente les usagers
• Applique et/ou contrôle la validité et la conformité d'une procédure, d'une action administrative
• Classe et archive
• Conçoit les documents demandés en interne et en externe
• Diffuse les informations
• Gère les bases de données
• Participe à l'optimisation de la qualité des coûts et des délais
• Participe à l'élaboration des outils d'aide à la décision (tableaux de bord)
• Rédige des notes, des rapports, des comptes rendus
• Elabore et suivi des marchés FCS
• Participe et contribue aux démarches institutionnelles en lien avec l’activité du poste (sensibilisation aux risques routiers / journée de la mobilité…)

• Gérer les bases de données de son domaine d’activité.
• Analyser et interpréter les données de sinistralité et d’accidentologie.
• Produire des tableaux de bord concernant l’inventaire de la flotte assurée et des états de sinistralité.
• Produire des indicateurs et des expertises visant à contribuer à l’élaboration du bilan annuel du Plan de Prévention des Risques Routiers.

• Participer à des manifestations visant à sensibiliser les agents de la collectivité au risque routier.
• Élaborer des rapports de délibération dans le cadre des mises en réforme ou des enchères du matériel et des véhicules usagés.
• Suivre le marché de l’assurance et produire des cahiers des clauses techniques en vue de consultations dans son domaine d’activité.
• Suivre et assurer la bonne gestion de la flotte des vélos de service,
• Suivre le marché de location et de maintenance des vélos de service.

• Est la personne ressource du service Gestion des Véhicules et Vélos de service pour la thématique « Assurance et sinistralité de la flotte départementale » et pour la thématique « Vélos de service ».
• Applique et respecte les procédures relatives aux thématiques suivies au sein du service.
• Veille à la bonne gestion de l’assurance de l’ensemble de la flotte des véhicules du Département à travers la production de tableaux de bord, d’indicateurs, et d’échanges réguliers avec le prestataire, les agents et les services opérationnels.
• Suit la gestion des sinistres des véhicules composant la flotte départementale, de la déclaration à la clôture du dossier.
• Accueille, oriente et conseille les agents ayant eu un sinistre.
• Gère, enrichit et exploite la base de données concernant la sinistralité de la flotte départementale, notamment à l’aide du logiciel métier ASTECH.
• Produit mensuellement des tableaux de bord afin de disposer de l’inventaire de la flotte des véhicules assurés.
• Produit les indicateurs de sinistralité présentés dans le cadre du bilan annuel du Plan de Prévention des Risques Routiers du Département.
• Suit la vie du marché FCS relatif à la prestation d’assurance des véhicules de la collectivité en lien avec le prestataire et le service support.
• Veille à la bonne gestion de la flotte des vélos de service en lien avec les « référents vélos » et tiens des tableaux de bord (inventaire, taux d’usage, etc).
• Suit le marché FSC relatif à la prestation de location et d’entretien des vélos de service en lien avec le prestataire et le service support.
• Assure le suivi des mises en réforme des matériels assurés (élaboration des rapports de délibération, gestion, suivi et clôture des dossiers).
• Assure un suivi des demandes de véhicules réformés.
• Assure le suivi et la gestion des procédures administratives réglementaires (renouvellement des cartes grises, taxe à l’essieu, suivi des chronotachygraphes pour les services du PMO).
• Participe à la continuité des activités du service en collaboration avec les autres agents du service.
• Participe à des manifestations institutionnelles visant à sensibiliser les agents aux risques routiers.
• Assure l’intérim de l’agent chargé du suivi des cartes carburants et boitier de péage

Connaissances :

• Règle de classement et d’archivage des dossiers papier et numérique
• Règles budgétaires et comptables
• Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
• Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
• Technique(s) du domaine d'intervention
• Organisation et fonctionnement du Département
• Qualité : démarche, méthodes, outils

• Assurances
• Règle de classement et d’archivage des dossiers papier et numérique
• Comptabilité publique
• Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention

Savoir-faire :

• Analyser les données du domaine d'intervention
• Appliquer la réglementation
• Conduire une réunion
• Constituer et suivre des dossiers administratifs
• Gérer les crédits
• Répondre aux besoins des usagers
• Utiliser les techniques du domaine d'intervention
• Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
• Elaborer un cahier des charges
• Gérer les bons de commande et les marchés

• Assurer une assistance et un suivi technique
• Concevoir des tableaux de bord
• Proposer des évolutions dans son domaine d’intervention
• Elaborer un cahier des charges
• Gérer les bons de commande et les marchés

Savoirs comportementaux :

• Aptitude à la communication
• Sens de l'organisation
• Rigueur
• Esprit de synthèse

• Sens de la confidentialité
• Esprit d'équipe
• Réactivité
• Rigueur

Périmètres transversaux :

Poste inscrit dans un périmètre qualité : OUI
Identification du périmètre :
• Accueil du public

Identification de la fonction de l’agent dans le périmètre :
• Agent du périmètre

Autres informations sur le poste

Chiffres clés :
• 1 500 véhicules assurés
• 105 agents environ à la DMT (4 services, 3 collaboratrices et 2 collaborateurs directs).
• 200 sinistres déclarés en moyenne par an
• 45 vélos de service déployés sur 26 sites
• 2 à 3 manifestations institutionnels

Informations complémentaires :

• Poste à temps complet
• Travail sur écran