Gestionnaire administratif et pédagogique F/H

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.

Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.

L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.

Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.

La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.

Gestionnaire administratif et pédagogique – F/H

• Catégorie : B
• Quotité d’affectation sur le poste : 100%
• Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
• Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
• Correspondance statutaire : Technicien (TECH) / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
• Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3

Contexte de travail

• Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Saint-Denis
• Composante / Service : IUT de Saint-Denis / Département Gestion des Entreprises et Administrations (GEA)
• Composition du service (effectifs) : 4,5 BIATSS
• Fonction d’encadrement : non
• Rattachement hiérarchique : Directrice administrative de l’IUT SD
• Rattachement fonctionnel : Chef du département GEA

Description du poste : missions et activités

Gestion administrative

• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec l’activité du département
• Saisir, mettre en forme des documents divers
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogique
• Retranscrire des informations orales et écrites
• Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage, …) concernant les formations gérées
• Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement, traçabilité, photocopies)
• Classer et archiver les documents
• Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes
• Participer aux opérations logistiques du département

Gestion pédagogique

• Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants
• Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants
• Saisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel HYPERPLANNING
• Assurer la réservation des salles de cours sur le logiciel HYPERPLANNING
• Gestion des salles, des badges (clefs) et du matériel équipant les salles (ordinateur, vidéo, feutres et craies)
• Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants
• Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys (interface avec les enseignants, saisie des notes sur le logiciel APOGEE…), classer et archiver les résultats
• Editer les bulletins de notes et les attestations de réussite
• Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage
• Diffuser les informations utiles aux étudiants et enseignants
• Participer en soutien du chef de département à la gestion des demandes de recrutement, de candidature et de poursuite d’étude à l’exclusion des décisions
• Participer au maquettage des formations sur APOGEE

Gestion des conventions de stage

• Gérer les conventions de stage (édition, signature, diffusion des offres…)
• Répondre aux sollicitations du SFCA

Outils spécifiques à l’activité

Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : APOGEE, HYPERPLANNING, PEGASE (à venir), TEAMS

et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel

Conditions particulières d’exercice

Disponibilité en fonction de l’activité de l’IUT : contraintes horaires liées au calendrier de gestion et des enseignements

Missions éligibles au télétravail : toutes les missions à l’exception de l’accueil physique du public

Connaissances / Savoir

• Organisation et fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur
• Organisation du cursus universitaire français
• Techniques de gestion administrative et d’élaboration de document
• Culture internet
• Langue anglaise : A1 à A2

Compétences opérationnelles

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Accueillir les enseignants et les étudiants et prendre des messages en français et en anglais
• Rédiger, enregistrer et classer des documents

Compétences comportementales

• Sens de l’organisation
• Rigueur et fiabilité
• Sens relationnel et capacité d’écoute
• Avoir le sens du service public

Liens avec d’autres postes ou services / Nature du lien

Ensemble des services communs de l’IUT/ Collaboratif SOSIP et SFCA / Fonctionnel