Gestionnaire administratif et financier – F/H

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.

Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.

L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.

Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.

La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.

Intitulé du poste : Gestionnaire administratif.ve et financière – F/H

Catégorie : B

Quotité d’affectation sur le poste : 100%

Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »

Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage

Correspondance statutaire : TECH / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat

Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3

Contexte de travail

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse avec des interventions sur les autres campus de l’université en fonction des besoins du service

Composante / Service : Service Généraux (SG) / Pôle sûreté

Composition du service (effectifs) : 9

Fonction d’encadrement : non

Rattachement hiérarchique : Adjointe du responsable des services généraux (en charge du pôle sûreté)

Description du poste : missions et activités

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)

- Rédaction et mise en forme des courriers internes et externes du service, des comptes rendus des divers réunions, commissions et comités,

- Elaboration des supports de communication,

- Produire les supports pour diverses réunions (PowerPoint, …),

- Participation à l’élaboration du budget et en assurer le suivi,

- Marchés publics : élaboration des CCTP, analyses des offres et veiller à l’exécution de ceux-ci,

- Suivi des livraisons et des factures,

- Mise en concurrence des devis demandés aux entreprises,

- Gestion des demandes de travaux internes et externes,

- Gestion des formulaires d’organisations d’évènements,

- Alimenter les tableaux de bords du service et les convertir en statistiques,

- Procéder aux opérations d’engagement dans le logiciel SIFAC,

- Suivre les crédits par types de dépenses ou d’opérations / ou par structure,

- Enregistrer les données budgétaires,

- Classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières,

- Supervision de la main courante électronique en lien avec l’adjointe du responsable des services généraux

- Centralisation et redistribution des informations,

- Participation aux interventions et tâches diverses liées au Pôle sûreté.

- Rédaction de Rapport d’incident.

Outils spécifiques à l’activité

Utiliser les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel confirmé, …

• Connaître les structures, le fonctionnement et l’organigramme de l’université de tous les campus,
• Connaître la réglementation et les règles de base en matière de sûreté, hygiène et sécurité, prévention et modalités de l’autorité publique,
• Savoir gérer une situation d’urgence,
• Avoir la maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, PPT
• Savoir rédiger et avoir une bonne connaissance en orthographe,
• Savoir travailler en équipe.

Liens avec d’autres postes ou services / Nature du lien

Les personnels administratifs et enseignants des composantes et les associations installées sur l’université / Collaboratif

Les différents responsables de service des campus (Sécurité incendie, Hygiène et sécurité, service technique, …) / Collaboratif

Les sociétés prestataires de services : gardiennage, nettoyage des locaux, … / Coopération

Les institutions extérieures (police, pompiers, mairie, …) / Coopération

Les victimes (personnels, étudiants, …) / Assistance