Gestionnaire administratif de département de formation F/H

Présentation de la composante :
L'UFR Sciences de la Vie est une composante de la faculté des Sciences et Ingénierie de SU. Elle anime une politique de formation et de recherche au sein de la faculté en synergie avec les autres composantes et, plus largement, de l'université. Il s’agit d’une composante pluridisciplinaire couvrant tous les champs de la biologie. Elle compte environ 250 enseignants-chercheurs, 350 chercheurs, 510 personnels administratifs et techniques, et accueille 2300 étudiants

Présentation du service :
Master Biologie Moléculaire et Cellulaire (BMC) : Dr. Samia Salhi – directrice du département de formation de la mention de Master Biologie Moléculaire et Cellulaire (BMC) accompagnée du Dr. Sandrine Castella, directrice adjointe et Dr. Marta Garçia directrice des études.

L’agent évolue au sein du secrétariat du Master BMC qui accueille environ 550 étudiants par an et se compose d’un-e responsable administratif-ve et de cinq gestionnaires administratif-ve.s et pédagogiques.

Localisation : Master BMC - Campus Pierre et Marie Curie-Tour 33-34 - 1er étage - 4 place Jussieu 75005 Paris

Fonction : Gestionnaire administratif-ve de département de formation
Catégorie : B
Corps : TECH                     
BAP : J
Emploi-type : J4C42 – Technicien-ne en gestion administrative
Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 1 an)

Missions :
Placé-e sous la hiérarchie de la Direction et du-de la responsable administratif-ve du Département de Master BMC, l’agent est chargé-e de :

• Gestion de 4 parcours en 2ème année du master
• De la gestion d’un portefeuille de quelques UEs communes de M1
• Du suivi des conventions de stage en France des étudiants en M1 et en M2
• Le suivi des demandes des UEs isolées
• Est référente dans la gestion des candidatures sur la plateforme Etudes en France.

Activités principales :

Suivi administratif des étudiants :

• Réceptionner les dossiers de candidature, contrôler la conformité des documents, assurer le suivi des dossiers sur les outils de dématérialisation en lien avec les commissions pédagogiques et renseigner le logiciel de scolarité
• Saisir et valider les inscriptions administratives au diplôme et en UE isolées des étudiants
• Vérifier la conformité des documents transmis par les étudiants, renseigner le logiciel de scolarité, en assurer le suivi et actualiser les informations inhérentes au stage sur l’outil Moodle.

Suivi pédagogique des étudiants :

• Gérer les inscriptions pédagogiques aux unités d’enseignement
• Réceptionner et diffuser les propositions de stage en lien avec les laboratoires partenaires, constituer et alimenter une banque d’offres de stages mise à la disposition des étudiants, gérer les conventions de stage et mettre à jour la base de données des laboratoires d’accueil.
• Organiser les examens de 1ère et de 2ème sessions, organiser les jurys de semestre et d’année en relation avec les responsables des parcours, saisir les notes et établir les procès-verbaux
• Gérer les attestations de confidentialité des stages et récolter les signatures nécessaires, organiser les soutenances des mémoires de stage
• Mettre à jour et alimenter le site des masters à partir des bases de données internes.

Gestion logistique :

• Établir les plannings d’enseignements et d’examens, réserver les salles en lien avec le service planning de l’Université et prendre en compte les spécificités et impératifs des intervenants extérieurs
• Organiser avec le pôle financier de l’UFR la réservation du transport pour la mobilité sortante (en France) des étudiants
• Renseigner des tableaux de bord sur des données relatives aux étudiants
• Prendre en charge les demandes de reprographie (supports de cours et sujets d’examen).

Autres activités :

• Recevoir et informer les usagers du service (accueil physique, téléphonique et par mail)
• Collaborer avec les différents services de l’université (scolarité, planning, intendance, ...) et d’autre(s) université(s).